Calculadora de Liquidación Laboral (Colombia)

La Calculadora de Liquidación Laboral es una herramienta práctica que permite estimar de manera precisa los valores a pagar al finalizar un contrato de trabajo en Colombia. Esta calculadora se encuentra actualizada con el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) de 2025, que es de COP 1.423.500, y el Auxilio de Transporte correspondiente a 2025, fijado en COP 200.000. Además, ofrece la opción de personalizar los valores del salario y agregar los datos específicos según el sueldo que reciba la persona, facilitando así el cálculo de los costos laborales de forma flexible y adaptada a cada situación laboral.

Además de calcular las cesantías, el interés sobre cesantías, la prima de servicios y las vacaciones, esta herramienta también estima de manera automática la indemnización correspondiente en caso de despido sin justa causa. De este modo, brinda una visión integral de todos los conceptos que deben liquidarse al finalizar una relación laboral, permitiendo así a las personas anticipar sus derechos y obligaciones.

Guía para la hacer la Liquidación Laboral

Esta guía te ayudará a entender y utilizar la calculadora de liquidación laboral, así como a comprender los conceptos y el fundamento legal detrás de cada uno de los ítems que la componen.

1. Cómo Usar la Calculadora

Para obtener una estimación de la liquidación, sigue estos pasos:

1. Información del Empleador y Empleado (Opcional para el Cálculo, útil para el reporte):
   • Nombre del Empleador: Ingresa el nombre de la empresa o persona que emplea.
   • Identificación del Empleador (NIT/CC): Proporciona el número de identificación del empleador.
   • Nombre del Empleado: Ingresa el nombre completo del trabajador.
   • Identificación del Empleado (C.C.): Proporciona el número de cédula de ciudadanía del trabajador.
   • Estos campos no afectan el cálculo monetario, pero serán incluidos en el reporte descargable para una mejor identificación.
2. Salario Mensual (COP):
   • Ingresa el valor del salario base mensual que percibía el empleado. Este valor es fundamental para todas las prestaciones.
3. ¿Recibe auxilio de transporte?:
   • Selecciona «Sí» si el salario mensual del empleado es inferior a dos (3) SMMLV y recibe auxilio de transporte.
   • Selecciona «No» si el salario es igual o superior a dos (3) SMMLV, o si, a pesar de tener un salario bajo, no recibía auxilio de transporte por alguna razón legal (ej. contrato de aprendizaje, teletrabajo total si no asiste a la empresa, etc.).
4. Valor Auxilio de Transporte (COP):
   • Si seleccionaste «Sí» en el punto anterior, este campo se activará para que ingreses el valor del auxilio de transporte. La calculadora ya trae un valor predeterminado (COP 200.000 para 2025), pero puedes ajustarlo si el valor era diferente.
5. Fecha de Ingreso:
   • Selecciona la fecha en que el empleado inició su contrato laboral.
6. Fecha de Retiro:
   • Selecciona la fecha en que el empleado finalizó su contrato laboral.
   • ¡Importante! Para el correcto funcionamiento de esta calculadora, la fecha de ingreso y la fecha de retiro deben pertenecer al mismo año calendario. Si el contrato abarca diferentes años, esta calculadora solo te dará una estimación de las prestaciones causadas en el año de retiro.
7. Motivo de Retiro:
   • Selecciona la causa de terminación del contrato, ya que esto afecta si se calcula o no la indemnización:
     • Renuncia Voluntaria: El empleado decide terminar la relación laboral.
     • Despido sin Justa Causa: El empleador decide terminar el contrato sin una razón legal válida. (Aquí se calcula indemnización).
     • Despido con Justa Causa: El empleador termina el contrato por una razón legal válida (ej. hurto, daño a la propiedad, etc.).
     • Vencimiento de Contrato a Término Fijo: El contrato finaliza en la fecha acordada y no es renovado.
8. Botones de Acción:
   • Calcular Liquidación: Haz clic para obtener la estimación de los valores.
   • Reiniciar: Borra todos los campos y los restablece a sus valores predeterminados.
9. Resultados de la Liquidación:
   • Después de hacer clic en «Calcular Liquidación», verás una tabla detallada con cada concepto y su valor estimado.
   • Botones de Descarga: Tendrás opciones para Descargar HTML (un archivo web con la tabla) y Descargar PDF (un documento no editable con el formato de la tabla).

2. Entendiende los Resultados de la Liquidación

Para el cálculo de las prestaciones sociales en Colombia, se utilizan algunos conceptos clave:

Conceptos Generales:

• Salario Base de Liquidación: Es el monto sobre el cual se calculan las prestaciones sociales. Generalmente, incluye el salario básico y el auxilio de transporte (si aplica por salario, es decir, si el salario mensual del trabajador es menor a 2 SMMLV).
• Convención 30/360: En el ámbito laboral colombiano, los cálculos de prestaciones sociales (Cesantías, Intereses, Prima) se realizan comúnmente utilizando una convención de 30 días por mes y 360 días por año. Esto significa que cada mes se considera de 30 días, independientemente de si tiene 28, 29, 30 o 31 días.

Ítems de la Liquidación:

A continuación, se explica cada ítem, por qué se calculan los días de esa manera y su soporte legal principal:

a. Cesantías

• ¿Qué son? Una prestación social que busca proveer un auxilio al trabajador en caso de quedar cesante (sin empleo) o para financiar vivienda o educación. Equivalen a un mes de salario por cada año de servicio, o proporcionalmente por fracción de año.
• Cálculo de Días: Se calculan los días trabajados desde el 1 de enero del año de retiro hasta la fecha de retiro, o desde la fecha de ingreso (si fue posterior al 1 de enero del mismo año) hasta la fecha de retiro. La fórmula usa la convención 30/360 días.
  • Por qué se calculan así: Las cesantías se liquidan anualmente al 31 de diciembre o a la fecha de retiro, por lo que el cálculo siempre cubre el período acumulado desde el inicio del año (o del contrato en ese año) hasta el fin de la relación laboral.
• Fórmula General: (SalarioBasedeLiquidacioˊn×DıˊasTrabajados)/360
• Soporte Jurídico:
  • Ley 50 de 1990: Artículo 99 (Modificó el régimen de cesantías, estableciendo la consignación anual).
  • Código Sustantivo del Trabajo (CST): Artículos 249 al 252.

b. Intereses sobre Cesantías (12% Anual)

• ¿Qué son? Es un rendimiento del 12% anual sobre el valor de las cesantías. Se pagan directamente al trabajador y no se consignan en el fondo de cesantías.
• Cálculo de Días: Se utilizan los mismos días calculados para las cesantías del período.
  • Por qué se calculan así: Los intereses se generan sobre el monto de las cesantías acumuladas por el período que estas se causaron. La tasa es del 12% anual, por lo que se aplica proporcionalmente a los días.
• Fórmula General: (ValorCesantıˊas×DıˊasTrabajados×0.12)/360
• Soporte Jurídico:
  • Código Sustantivo del Trabajo (CST): Artículo 249.
  • Ley 50 de 1990: Artículo 99.

c. Prima de Servicios

• ¿Qué son? Una prestación social que se paga dos veces al año: una a mitad de año (30 de junio) y otra a fin de año (20 de diciembre). Corresponde a 15 días de salario por cada semestre trabajado, o proporcionalmente por fracción de semestre.
• Cálculo de Días: Se calculan los días trabajados desde el inicio del semestre correspondiente (1 de enero o 1 de julio) hasta la fecha de retiro. La fórmula usa la convención 30/360 días.
  • Por qué se calculan así: La prima tiene períodos de causación semestrales. Al momento de la liquidación, se calcula la prima proporcional al tiempo transcurrido en el semestre en curso hasta la fecha de retiro.
• Fórmula General: (SalarioBasedeLiquidacioˊn×DıˊasTrabajadosenelSemestre)/360
• Soporte Jurídico:
  • Código Sustantivo del Trabajo (CST): Artículo 306.
  • Ley 1788 de 2016: Establece el pago de la prima para el servicio doméstico y la equipara a la prima general.

d. Vacaciones Proporcionales

• ¿Qué son? El derecho al descanso remunerado. En Colombia, son 15 días hábiles de descanso por cada año de servicio. Si el trabajador no ha cumplido el año o si al momento del retiro tiene un período incompleto, se pagan las vacaciones proporcionales.
• Cálculo de Días: Se calculan los días de servicio desde la última causación de vacaciones (o fecha de ingreso si nunca ha tomado o causado un periodo completo) hasta la fecha de retiro. La fórmula de la calculadora asume 15 días de vacaciones por cada 360 días trabajados.
  • Por qué se calculan así: Las vacaciones se causan sobre el salario sin auxilio de transporte. Los días se calculan proporcionalmente al tiempo trabajado desde la última vez que se causaron o pagaron vacaciones.
• Fórmula General: (SalarioMensualsinAuxiliodeTransporte/30)×DıˊasVacacionesProporcionales(DıˊasTrabajadosenelperiodo/360∗15)
• Soporte Jurídico:
  • Código Sustantivo del Trabajo (CST): Artículos 186 al 192.

e. Indemnización por Despido sin Justa Causa

• ¿Qué es? Es una compensación económica que el empleador debe pagar al trabajador cuando termina el contrato de trabajo de forma unilateral y sin que exista una «justa causa» legalmente establecida.
• Cálculo de Días: No se calculan «días» en el sentido de prestaciones periódicas, sino que se establece un número de días de salario como indemnización, que varía según el salario del trabajador y su antigüedad:
  • Para salarios inferiores a 10 SMMLV:
    • Hasta 1 año de servicio: 30 días de salario.
    • Por cada año adicional o fracción: 20 días de salario adicionales.
  • Para salarios iguales o superiores a 10 SMMLV:
    • Hasta 1 año de servicio: 20 días de salario.
    • Por cada año adicional o fracción: 15 días de salario adicionales.
  • Por qué se calcula así: La ley establece una tabla de días de salario a pagar como indemnización, buscando compensar al trabajador por la terminación unilateral del vínculo laboral por parte del empleador sin justificación válida.
• Soporte Jurídico:
  • Código Sustantivo del Trabajo (CST): Artículo 64.
  • Ley 789 de 2002: Modificó el artículo 64 del CST.

3. Consideraciones Importantes

• Valores Legales: Los valores de SMMLV y Auxilio de Transporte se actualizan anualmente por el Gobierno Nacional. Asegúrate de que la calculadora esté utilizando los valores más recientes si estás realizando un cálculo para el año actual.
• Exactitud: Esta herramienta ofrece una estimación. No tiene en cuenta variables complejas como:
  • Salarios variables (comisiones, horas extras habituales).
  • Deducciones específicas (préstamos, embargos).
  • Ausencias no remuneradas o licencias.
  • Períodos de prueba.
  • Contratos suspendidos.
  • Casos especiales de salud o fuero.
• Periodo de Cálculo: Recuerda que, para esta calculadora, las fechas de ingreso y retiro deben estar en el mismo año. Si tu contrato abarca varios años, esta herramienta te dará la proporción para el último año.
• Asesoría Profesional: Para un cálculo exacto, y para resolver cualquier duda sobre tu situación laboral específica, es altamente recomendable consultar con un abogado laboralista o un contador público.

Esperamos que esta guía te sea de gran utilidad al usar la calculadora de liquidación laboral.

Preguntas frecuentes

¿Qué es liquidación?

La liquidación, en el contexto laboral, es el proceso mediante el cual se calcula y paga al trabajador todo lo que le corresponde al finalizar su relación laboral. Incluye salarios pendientes, prestaciones sociales, indemnizaciones (si aplica), vacaciones y otros conceptos legales.

¿Cómo calcular liquidación laboral?

Para calcular la liquidación laboral en Colombia (u otro país, dependiendo la normativa), debes sumar:

1. Salario pendiente (días trabajados no pagados)
2. Cesantías: 1 mes de salario por cada año trabajado (o proporcional)
3. Intereses sobre cesantías: 12% anual sobre el valor de las cesantías (o proporcional)
4. Prima de servicios: 15 días de salario por semestre trabajado (o proporcional)
5. Vacaciones: 15 días por cada año trabajado (o proporcional)
6. Indemnización (si aplica): depende del tipo de contrato y la causa de terminación.

¿Qué es liquidación laboral?

La liquidación laboral es el pago total que un empleador debe hacer a un trabajador cuando finaliza su contrato. Esta incluye todos los derechos adquiridos durante la relación laboral, como salarios, prestaciones sociales y compensaciones por terminación del contrato.

¿Qué incluye la liquidación?

La liquidación incluye:

• Salario pendiente
• Cesantías
• Intereses sobre cesantías
• Prima de servicios
• Vacaciones no disfrutadas
• Indemnización por despido sin justa causa (si aplica)
• Aportes pendientes a seguridad social (si el empleador no los pagó)

¿Cómo hacer una liquidación laboral en Excel?

Puedes hacerla paso a paso con fórmulas. Ejemplo básico en Excel:

1. Salario diario:
   =Salario mensual / 30
2. Cesantías:
   = (Salario mensual * Días trabajados) / 360
3. Intereses cesantías:
   = Cesantías * 0.12 * (Días trabajados / 360)
4. Prima de servicios:
   = (Salario mensual * Días trabajados) / 360
5. Vacaciones:
   = (Salario mensual * Días trabajados) / 720

Suma todas estas celdas para obtener la liquidación total.

Liquidación laboral, ¿cuándo se paga?

La liquidación debe pagarse inmediatamente al terminar el contrato, preferiblemente el mismo día del retiro o en un plazo razonable de pocos días. No pagarla a tiempo puede generar intereses de mora y sanciones legales para el empleador.

¿Cuándo liquidan a un empleado?

Un empleado es liquidado cuando finaliza su contrato laboral, ya sea por:

• Renuncia voluntaria
• Despido con o sin justa causa
• Terminación por mutuo acuerdo
• Finalización del contrato a término fijo
• Jubilación o fallecimiento

En todos los casos, se le debe hacer su liquidación correspondiente.