El Formato de Solicitud de Petición de Información es un documento formal que permite a los ciudadanos solicitar acceso a datos o documentos en poder de entidades públicas. Este derecho está protegido por el artículo 23 de la Constitución de Colombia, el cual garantiza que cualquier persona puede pedir información a las instituciones del Estado.
Este modelo es esencial para quienes requieren evidencia documental para un trámite administrativo, un proceso judicial o simplemente desean conocer información de carácter público. Su correcta redacción facilita que la entidad responda de manera adecuada y en los plazos establecidos por la ley.
¿Para qué sirve el Formato de Solicitud de Petición de Información?
La principal utilidad que tiene esta minuta es formalizar la solicitud de documentos o datos específicos a organismos gubernamentales. Es un medio legal que obliga a las entidades a responder en un tiempo determinado, ya sea proporcionando la información requerida o justificando su negativa en caso de tratarse de información reservada.
Entre los principales usos de este formato, se encuentran:
- Obtener copias de actos administrativos, resoluciones o documentos públicos.
- Consultar archivos o expedientes relacionados con trámites personales o empresariales.
- Acceder a información sobre políticas públicas, presupuestos y normativas.
- Recolectar pruebas para procesos judiciales o administrativos.
Casos en que se debe utilizar este formato
Existen diversas situaciones en las que se debe utilizar este formato para asegurar el acceso a información relevante. Algunos casos comunes incluyen:
1. Trámites legales y administrativos
Si estás en medio de un proceso legal o requieres documentación para un trámite ante una entidad pública, este formato es clave. Por ejemplo, si necesitas una copia de una resolución emitida por un juzgado o un ente de control, debes solicitarla mediante una petición formal.
2. Acceso a información pública
Cualquier ciudadano tiene derecho a conocer el uso de los recursos del Estado, el contenido de políticas públicas y otros documentos de interés general. Si necesitas datos sobre proyectos gubernamentales o estadísticas oficiales, este modelo te permitirá obtenerlos de manera oficial.
3. Reclamos o quejas ante entidades públicas
Si deseas reclamar sobre un procedimiento o actuación de una entidad pública, la solicitud de información puede ser el primer paso para fundamentar tu queja. Obtener documentos relacionados con el caso te permitirá sustentar mejor tu petición.
Modelo de Petición de Información
Señor(a)
[Nombre del funcionario o entidad]
[Nombre del ente público]
E. D. S.
Asunto: [Breve descripción de la solicitud]
Respetados señores,
Yo, [Nombre completo], mayor (o menor, según corresponda) de edad, domiciliado en [Ciudad], identificado con cédula de ciudadanía número [Número] (o tarjeta de identidad) expedida en [Lugar], actuando en mi propio nombre (o en calidad de representante legal de [Entidad o persona representada]), me permito solicitar, de manera respetuosa, autorización para examinar los documentos del archivo de su entidad relacionados con [Tema o asunto de la consulta].
I. Finalidad de la solicitud
La presente petición tiene como propósito [explicar el objetivo de la consulta]. Asimismo, los documentos que se solicitan consultar no tienen carácter reservado. En consecuencia, esta solicitud también tiene como finalidad constituir prueba con fines procesales o administrativos dentro del trámite que adelanto en [Entidad o proceso].
II. Fundamentos Jurídicos
- La Constitución Política de Colombia, artículo 23, establece el derecho de petición.
- [Si la solicitud obedece al cumplimiento de una orden judicial, transcribir la parte pertinente de la providencia que ordena acreditar los hechos objeto de la consulta y copia].
III. Anexos
Para sustentar esta solicitud, adjunto los siguientes documentos:
a) Poder o memorial (en caso de actuar como apoderado o representante de una persona natural o jurídica; si aplica para una entidad, anexar el certificado de Cámara de Comercio de [Ciudad]).
b) Copia de la presente solicitud, con la finalidad de ser autenticada por la autoridad que la recibe. En consecuencia, solicito que se agregue la fecha, número y relación de los anexos en el escrito original, devolviéndome la copia debidamente autenticada, sin que ello genere costos adicionales a mi cargo.
c) Copia del auto o acto administrativo, dictado por [Entidad] el día [Fecha], mediante el cual se ordenó la práctica de la prueba dentro del proceso [Número o referencia] o procedimiento administrativo en curso ante [Entidad o autoridad].
IV. Pruebas
Para la resolución favorable de mi solicitud, presento como prueba los documentos anexados y, en caso de considerarlo necesario, solicito la práctica de las siguientes pruebas adicionales:
- Solicitar copia autenticada del acto administrativo número [Número], si la copia adjunta se considera insuficiente.
- Recibir el testimonio del señor(a) [Nombre], en su calidad de [Cargo o relación con el caso], para que declare sobre los siguientes hechos: [Enumerar].
- Decretar y practicar cualquier otro medio de prueba que se considere pertinente para la adecuada resolución de esta petición.
Agradezco su atención y pronta respuesta a esta solicitud.
Atentamente,
[Nombre del peticionario]
C.C. No. [Número] expedida en [Lugar]
Anexos: Lo enunciado anteriormente.
Guía para Llenar el Formato de Petición de Información
Este modelo de petición de información está diseñado para solicitar acceso a documentos en poder de una entidad pública. Sigue los pasos detallados a continuación para completarlo correctamente.
1. Encabezado
¿Qué debes completar?
- Nombre del funcionario o entidad: Escribe el nombre del funcionario responsable o el nombre de la entidad pública a la que diriges la solicitud. Si no conoces el nombre del funcionario, puedes escribir simplemente «Señores [Nombre de la Entidad]».
- Nombre del ente público: Identifica la entidad ante la cual se hace la solicitud.
- E. D. S.: Abreviatura de «En ejercicio de sus funciones», indicando que el destinatario está actuando en su rol oficial.
- Asunto: Resume en pocas palabras el propósito de la solicitud (Ejemplo: «Solicitud de acceso a documentos sobre [Tema]»).
2. Identificación del Solicitante
¿Qué debes completar?
- Nombre completo: Escribe tu nombre tal como aparece en tu documento de identidad.
- Edad: Indica si eres mayor o menor de edad.
- Ciudad de residencia: Especifica tu lugar de domicilio.
- Número de identificación: Indica tu número de cédula o tarjeta de identidad.
- Lugar de expedición del documento: Señala la ciudad o municipio donde se expidió tu cédula o tarjeta de identidad.
- Calidad en la que actúas: Si presentas la solicitud en nombre propio, indícalo. Si actúas como representante legal, especifica a quién representas.
3. Finalidad de la Solicitud
¿Qué debes completar?
- Explica claramente por qué necesitas la información. Ejemplo:
- “Solicito acceso a estos documentos con el fin de adjuntarlos como prueba en un proceso judicial.”
- “Requiero esta información para sustentar una reclamación administrativa.”
- Aclara que los documentos solicitados no son de carácter reservado.
- Indica si la información es requerida como prueba en un proceso judicial o trámite administrativo.
4. Fundamentos Jurídicos
¿Qué debes completar?
- Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia: Este artículo establece el derecho de petición.
- Si hay una orden judicial que respalda tu solicitud, transcribe la parte de la providencia que ordena acreditar los hechos con los documentos solicitados.
5. Anexos
¿Qué debes completar?
Adjunta los documentos que sustentan tu solicitud. Algunos ejemplos:
a) Poder o memorial:
- Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el poder autenticado.
- Si representas a una empresa, anexa el certificado de la Cámara de Comercio.
b) Copia de la petición:
- Se solicita que la autoridad la firme y la devuelva como constancia de recepción.
c) Copia del acto administrativo o auto judicial:
- Adjunta copia del documento que ordena la entrega de la información o la práctica de pruebas.
6. Pruebas
¿Qué debes completar?
- Lista las pruebas que pueden respaldar tu solicitud. Algunos ejemplos:
- Solicitud de copia autenticada de un acto administrativo.
- Testimonio de una persona que pueda dar fe de los hechos.
- Cualquier otro medio de prueba que pueda ser útil para tu caso.
7. Firma y Datos del Peticionario
¿Qué debes completar?
- Nombre completo.
- Número de cédula.
- Ciudad donde se expidió el documento.
- Firma (si se va a presentar en físico).
Consejos Finales
✔ Revisa la ortografía y redacción antes de enviarla.
✔ Adjunta los documentos necesarios para evitar retrasos.
✔ Si la presentas en físico, lleva dos copias y pide que te firmen una como constancia.
Conclusión
El Formato de Solicitud de Petición de Información es una herramienta fundamental para acceder a documentos y datos en poder de entidades públicas. Su correcta redacción aumenta las probabilidades de obtener una respuesta favorable y en el tiempo estipulado por la ley.
Si necesitas hacer este tipo de solicitud, asegúrate de incluir toda la información relevante y adjuntar los documentos necesarios. Siguiendo esta guía y el ejemplo proporcionado, podrás presentar una petición clara, formal y efectiva.
