Formato de Despacho Comisorio: 2 Modelos (Presentación y Adición)

El formato de despacho comisorio es un documento esencial en los procesos judiciales, ya que permite delegar ciertas diligencias a otras autoridades cuando el juez no puede realizarlas directamente. Su correcta elaboración es clave para garantizar la validez y eficacia de la solicitud. En este artículo, te explicamos qué es este modelo, su utilidad y en qué casos se debe utilizar.

¿Qué es el formato de despacho comisorio?

El formato de despacho comisorio es una herramienta procesal mediante la cual un juez encomienda a otro funcionario judicial o entidad la práctica de una diligencia dentro de un proceso. Esto ocurre cuando la actuación debe realizarse fuera de la jurisdicción del juez que lleva el caso.

Este modelo se usa en procedimientos civiles, laborales, penales y administrativos, facilitando la ejecución de pruebas, notificaciones, embargos y secuestros de bienes, entre otros. Es un mecanismo que garantiza la eficiencia del proceso judicial, evitando retrasos innecesarios.

Utilidad que tiene esta minuta en los procesos judiciales

El despacho comisorio tiene una gran utilidad en la administración de justicia, ya que permite a los jueces superar las limitaciones geográficas y garantizar que las diligencias se realicen sin contratiempos. Gracias a este documento, se logra una mayor celeridad en el proceso, evitando que los casos se prolonguen indefinidamente.

Además, este formato asegura que las actuaciones delegadas sean llevadas a cabo por un funcionario con la misma competencia del juez que emite el despacho. Esto garantiza la legalidad y validez de la prueba o diligencia practicada, brindando seguridad a las partes involucradas.

Casos en que se debe utilizar este formato

El uso del formato de despacho comisorio es necesario en diversas situaciones dentro del ámbito judicial. Algunos de los casos más comunes en los que se requiere este documento son:

1. Práctica de pruebas fuera de la jurisdicción: Cuando se necesita tomar testimonios, inspeccionar bienes o recabar documentos en un lugar distinto al del juzgado que lleva el proceso.
2. Embargos y secuestros de bienes: Para autorizar a otro juzgado la ejecución de medidas cautelares sobre bienes ubicados fuera del territorio del juez competente.
3. Notificación y emplazamiento de personas: En casos donde una de las partes del proceso se encuentra en una ciudad o país diferente.
4. Diligencias en procesos sucesorales: Cuando hay bienes en distintas jurisdicciones que deben ser evaluados o administrados por diferentes jueces.

En todos estos casos, el despacho comisorio permite que el proceso siga su curso sin necesidad de trasladar a los jueces o interrumpir el procedimiento judicial.

Guía para Diligenciar el Formato de Presentacion del Despacho Comisorio

El despacho comisorio es un documento oficial emitido por una autoridad (en este caso, la Procuraduría) para delegar una actuación procesal a otro funcionario o dependencia. Sigue estos pasos para completarlo correctamente:

1. Encabezado

• «Procuraduría delegada para…» → Indicar la dependencia específica de la Procuraduría que emite el despacho (Ejemplo: Procuraduría Delegada para la Defensa de los Derechos Humanos).
• «Despacho del Procurador…» → Escribir el nombre o número del despacho del procurador que expide el documento.

2. Identificación del Procurador Delegado

• «El Procurador delegado para…» → Repetir el nombre de la dependencia de la Procuraduría y el nombre del funcionario si aplica.

3. Notificación o comunicación oficial

• «Hace Saber»
  • A continuación, se describe el propósito del despacho comisorio.
  • Se menciona el proceso en cuestión, identificándolo con el número de radicación.

4. Contenido de la providencia

• «Que, dentro de la radicación, que adelanta este despacho, se dictó providencia de fecha, que en lo pertinente dice: “… “.
  • Se debe indicar el número de radicación del expediente judicial o administrativo.
  • Se menciona la fecha en que se dictó la providencia.
  • Se transcribe o resume la parte relevante de la providencia entre comillas (“…”).

5. Encargo de la diligencia y devolución del documento

• «Para que usted se sirva diligenciarlo y devolverlo oportunamente, se libra el presente despacho comisorio, en, a los (…) días del mes de (…) de dos mil (20.. ).»
  • Lugar: Ciudad o municipio donde se expide el documento.
  • Día y mes: Se completan con la fecha exacta de expedición.
  • Año: Se indica el año en curso.

6. Firma del Procurador Delegado (Comisionante)

• «Procurador delegado para.»
  • Reiterar la dependencia del procurador.
  • Firma y nombre del procurador delegado que emite el despacho comisorio.

Ejemplo diligenciado

Procuraduría Delegada para la Defensa del Patrimonio Público
Despacho del Procurador Segundo Delegado

El Procurador Delegado para la Defensa del Patrimonio Público

Hace Saber

Que, dentro de la radicación 12345-2025, que adelanta este despacho, se dictó providencia de fecha 15 de febrero de 2025, que en lo pertinente dice: «Se ordena la práctica de la diligencia en el término de diez (10) días hábiles a partir de la recepción del presente despacho comisorio.»

Para que usted se sirva diligenciarlo y devolverlo oportunamente, se libra el presente despacho comisorio, en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de febrero de dos mil veinticinco (2025).

Procurador Delegado para la Defensa del Patrimonio Público
[Firma]

Guía para Llenar el Formato de Adición a Despacho Comisorio

El objetivo de este documento es solicitar la adición de un despacho comisorio ya existente o la expedición de uno nuevo, con el fin de incluir diligencias adicionales en un proceso judicial, generalmente relacionado con embargos y secuestros.

1. Encabezado

• «Señor» → Se deja tal cual, dirigido a la autoridad judicial competente.
• «JUEZ ……. CIVIL DE FAMILIA DE………….»
  • Completar con el número del Juzgado (Ejemplo: JUEZ SEGUNDO CIVIL DE FAMILIA DE BOGOTÁ).
  • Indicar la ciudad o municipio donde se tramita el proceso.
• «E. S. D.» → Expresión de cortesía que significa «En su despacho».

2. Referencia del Proceso

• «REF: Sucesión conjunta de los causantes»
  • Especificar el nombre de los fallecidos cuya sucesión se encuentra en trámite.

3. Identificación del Solicitante y Herederos

• «Yo…, identificado civil y profesionalmente, como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de apoderado judicial de las Señoras…»
  • Nombre completo del abogado que presenta la solicitud.
  • Número de cédula y tarjeta profesional.
  • Identificación de los representados, incluyendo:
    • Nombre de cada heredero.
    • Relación con el causante fallecido.
    • Ciudad de residencia.

4. Justificación de la Adición al Despacho Comisorio

• «Se ordene el secuestro del bien inmueble distinguido con folio de matrícula inmobiliaria No…»
  • Indicar el número de folio de matrícula inmobiliaria del bien a secuestrar.
  • Aclarar que el bien ya se encuentra embargado y que se adjunta el certificado de tradición.
• «Por economía procesal, solicito se comisione al Juzgado… Civil Municipal de esta ciudad, adicionar al despacho comisorio No…. O se expida un nuevo despacho comisorio…»
  • Completar con el número del Juzgado Civil Municipal que debe ejecutar la diligencia.
  • Indicar el número del despacho comisorio si ya existe, o solicitar la expedición de uno nuevo.

5. Fundamentación de la Solicitud

• «Mi petición se fundamenta en el hecho que por reparto correspondió el despacho comisorio… al Juzgado… Civil Municipal de…»
  • Indicar el Juzgado Civil Municipal asignado.
  • Referenciar el folio y cuaderno donde consta la suspensión de la diligencia.
  • Explicar que la diligencia de embargo y secuestro de los bienes muebles está suspendida y que se busca el cumplimiento total del auto.

6. Solicitud Final

• «Sírvase proceder de conformidad,» → Expresión formal para que el juez tome las medidas solicitadas.
• «Cordialmente,» → Despedida formal.
• Firma del Apoderado Judicial
  • Nombre completo.
  • Número de cédula y tarjeta profesional.
  • Datos de contacto (dirección, teléfono, correo electrónico).

Ejemplo de Llenado

Señor
JUEZ SEGUNDO CIVIL DE FAMILIA DE MEDELLÍN
E. S. D.

REF: Sucesión conjunta de los causantes Juan Pérez Gómez y María Rodríguez López

Respetado Doctor(a):

Yo, Carlos Ramírez Torres, identificado con cédula de ciudadanía No. 79.123.456 y tarjeta profesional No. 123.456 del C.S.J., en mi calidad de apoderado judicial de Ana Pérez Rodríguez, mayor de edad, residente en esta ciudad, quien actúa en calidad de representante legal de su hija menor María López Pérez, heredera en representación de su difunto padre José López Ramírez (q.e.p.d.), y de Marta Gómez Rodríguez, mayor de edad y residente en esta ciudad, quien representa legalmente a sus hijos menores Pedro y Sofía López Gómez, herederos de su difunto padre Carlos López Ramírez (q.e.p.d.), y de Luis Pérez Rodríguez, mayor de edad, quien actúa en nombre propio como heredero de su difunto padre Juan Pérez Gómez (q.e.p.d.), me permito aclarar el memorial que antecede en los siguientes términos:

Se ordene el secuestro del bien inmueble distinguido con folio de matrícula inmobiliaria No. 012-345678, bien inmueble debidamente embargado, como se demuestra en el certificado de tradición adjunto al proceso.

Por economía procesal, solicito se comisione al Juzgado Tercero Civil Municipal de Medellín para adicionar al despacho comisorio No. 456/2025, o en su defecto, expedir un nuevo despacho comisorio para el secuestro del bien inmueble con folio de matrícula inmobiliaria No. 012-345678.

Mi petición se fundamenta en que, por reparto, el despacho comisorio No. 456/2025 fue asignado al Juzgado Tercero Civil Municipal de Medellín, según consta en el folio 78 del cuaderno original. Actualmente, la diligencia de embargo y secuestro de los bienes muebles y enseres se encuentra suspendida. Con esta solicitud, se busca dar cumplimiento total al auto del 15 de enero de 2025.

Sírvase proceder de conformidad.

Cordialmente,

Carlos Ramírez Torres
C.C. 79.123.456
T.P. 123.456 del C.S.J.
Dirección: Calle 45 No. 12-34, Medellín
Teléfono: 312 345 6789
Correo: cramirez@abogados.com

Conclusión

El formato de despacho comisorio es un recurso esencial dentro del sistema judicial, ya que permite delegar actuaciones procesales a otros jueces o entidades, asegurando la continuidad del proceso sin importar las limitaciones geográficas. Su correcta elaboración y aplicación es fundamental para garantizar la validez de las diligencias y evitar retrasos en la administración de justicia.

Si necesitas un ejemplo de este formato o asesoría en su redacción, asegúrate de consultar con un abogado experto para garantizar que el documento cumpla con todos los requisitos legales.