El Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo es un documento esencial en el ámbito jurídico colombiano, regulado por el artículo 164 de la Ley 734 de 2002. Este formato es crucial para finalizar formalmente un proceso y archivar los expedientes de manera definitiva. En este artículo, exploraremos en detalle qué es este modelo, su utilidad y los casos en que se debe utilizar, proporcionando una guía completa para su correcta elaboración y aplicación.
¿Qué es el Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo?
El Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo es un documento oficial que marca el cierre de un proceso judicial o administrativo. Este auto certifica que todas las actuaciones pertinentes han sido realizadas y que no quedan pendientes acciones adicionales. Su principal función es formalizar el fin del procedimiento y ordenar el archivo definitivo de los expedientes.
Este modelo es fundamental para asegurar que los procesos se cierren de manera ordenada y conforme a la ley, evitando así posibles malentendidos o conflictos futuros. Además, proporciona una referencia clara y oficial de que el caso ha sido concluido.
Utilidad del Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo
La utilidad de esta minuta radica en su capacidad para proporcionar un cierre formal y legal a los procesos judiciales y administrativos. Al emitir este auto, se garantiza que todas las partes involucradas están informadas del fin del procedimiento y que los documentos relacionados se archivan correctamente.
Este formato también es útil para mantener la transparencia y la organización dentro de las entidades judiciales y administrativas. Al archivar los expedientes de manera definitiva, se facilita el acceso a la información en caso de futuras consultas o auditorías, asegurando que los registros se mantengan completos y accesibles.
Casos en que se debe utilizar el Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo
El Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo se debe utilizar en una variedad de situaciones, principalmente al concluir procesos judiciales o administrativos. Algunos ejemplos incluyen:
- Finalización de un juicio: Cuando un juicio ha concluido y se han dictado todas las sentencias y resoluciones necesarias.
- Cierre de investigaciones administrativas: Al finalizar una investigación administrativa y no quedar acciones pendientes.
- Terminación de procedimientos disciplinarios: Cuando un procedimiento disciplinario ha sido resuelto y se ha tomado una decisión final.
En cada uno de estos casos, el uso de este formato asegura que el cierre del proceso se realice de manera formal y conforme a la normativa vigente.
¿Qué dice el artículo 164 Archivo definitivo?
En los casos de terminación del proceso disciplinario previstos en el artículo 73 y en el evento consagrado en el inciso 3o. del artículo 156 de este código, procederá el archivo definitivo de la investigación. Tal decisión hará tránsito a cosa juzgada.
https://leyes.co/codigo_disciplinario_unico/164.htm
El texto anterior se refiere a procedimientos disciplinarios en el ámbito jurídico y establece que, en ciertos casos específicos, se puede archivar definitivamente la investigación en curso. Este archivo definitivo significa que la decisión tomada en el proceso disciplinario será considerada cosa juzgada.
En primer lugar, se menciona el artículo 73 del código en cuestión, que establece los casos en los que se puede terminar un proceso disciplinario.
En segundo lugar, se hace referencia al inciso 3 del artículo 156, que también establece un evento en el cual se puede dar por terminada una investigación.
En ambos casos, se permite que se archive de forma definitiva la investigación en curso. Esto significa que se cierra el caso y que la decisión tomada en el proceso disciplinario no podrá ser revisada en el futuro, es decir, se convierte en cosa juzgada.
Es importante destacar que, para que se produzca esta situación, se deben cumplir ciertas condiciones establecidas por la ley, por lo que no todos los casos de procesos disciplinarios pueden ser archivados definitivamente. En cualquier caso, el archivo definitivo de una investigación es una decisión importante que pone fin al proceso disciplinario en cuestión.
Después de conocer, de que trata el artículo 164 de la ley 734 de 2002, el cual da origen a la creación del modelo de auto de terminación de la actuación y archivo definitivo incluido en este artículo, veamos un ejemplo del escrito.
Ejemplo de escrito de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo
- Dependencia:
- Radicación Nº:
- Disciplinado:
- Cargo y Entidad:
- Quejoso:
- Fecha de Queja:
- Fecha hechos:
ANTECEDENTES
La queja:
El señor, mediante escrito recibido él…, solicitó que se adelantara la correspondiente investigación por la ocurrencia de presuntas irregularidades de parte el señor, consistentes en:( Folio. ).
Indagación preliminar
Con fundamento en la información reseñada, por auto del, Fl. , se dispuso adelantar indagación preliminar con la finalidad de verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si era constitutiva de falta disciplinaria e identificar al presunto infractor.
Para ello se comisionó a la Procuraduría Provincial de…
En cumplimiento de la comisión se aportaron, entre otras, las siguientes pruebas:
- Pruebas…
- Pruebas…
- Pruebas…
- Investigación disciplinaria.
Las diligencias practicadas en la etapa de indagación preliminar aportaron suficientes elementos de juicio para que, mediante auto del, se ordenara la correspondiente investigación disciplinaria en contra del señor…, en su condición de…, de conformidad con lo establecido en los artículos 152 y 154 de la ley 734 de 2.002, al considerarlo como autor de la comisión de irregularidades consistentes en… (Fl. ).
Etapa procesal, en la que, además, se practicaron y aportaron las siguientes pruebas:
CONSIDERACIONES DEL DESPACHO
En mérito de lo expuesto, el Procurador Delegado para…,
RESUELVE
- PRIMERO: Ordenar la terminación de la actuación y en consecuencia disponer el archivo definitivo del proceso adelantado en contra del señor…, en su condición de…, identificado con la cédula número…, expedida en…, con fundamento en la parte motiva del presente proveído.
- SEGUNDO: Notificar la presente decisión al investigado o a su apoderado, indicándole que contra la misma no procede recurso alguno. Para tal efecto, líbrese la correspondiente comunicación, indicando la fecha de la providencia y la decisión tomada. En caso de no ser posible notificar personalmente, notifíquese por estado.
- TERCERO: Comunicar la presente decisión al quejoso, informándole que contra la misma procede el recurso de reposición ante el Procurador General de la Nación, que deberá interponer y sustentar por escrito en el término de tres (3) días contados a partir de los cinco (5) días siguientes a la fecha de entrega de la referida comunicación en la oficina de correo. Para tal efecto, líbrese la respectiva comunicación, indicándole la decisión tomada, la fecha de la providencia y que si lo desea podrá consultar el expediente en la secretaría de este Despacho.
Comuníquese, notifíquese y cúmplase.
Procurador delegado para…
El texto continuo en la minuta de terminación de la actuación y archivo definitivo
Guía para llenar el formato:
- Datos Generales:
- Número del Auto: Asignar el número correspondiente al auto.
- Fecha: Indicar la fecha de expedición del auto.
- Entidad: Especificar la entidad pública a la que pertenece el funcionario investigado.
- Proceso: Indicar el número de radicación del proceso disciplinario.
- Servidor Público:
- Nombres y apellidos completos.
- Cargo que ocupaba al momento de los hechos.
- Número de identificación y lugar de expedición.
- Considerandos:
- Resumen de los hechos: Describir de manera concisa los hechos que dieron origen a la investigación.
- Pruebas: Enumerar las pruebas que se allegaron al proceso y explicar por qué no son suficientes para demostrar la comisión de una falta disciplinaria.
- Causal de archivo: Indicar la razón específica por la cual se ordena el archivo definitivo (falta de pruebas, causal de exclusión de responsabilidad, etc.).
- Fundamento legal: Citar el artículo 164 de la Ley 734 de 2002 y otros artículos pertinentes.
- Decisión:
- Declarar: Afirmar que, teniendo en cuenta las consideraciones expuestas, se declara terminado el proceso disciplinario.
- Ordenar el archivo: Disponer el archivo definitivo de las diligencias.
- Notificación: Indicar a quiénes se debe notificar la decisión (servidor público investigado, entidad, etc.).
- Firma:
- El auto debe ser firmado por el funcionario competente para emitir este tipo de decisiones, quien deberá indicar su nombre completo y cargo.
Conclusión
El Formato de Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo es una herramienta indispensable en el ámbito jurídico y administrativo. Su correcta utilización garantiza el cierre formal de los procesos y el archivo adecuado de los expedientes, contribuyendo a la transparencia y eficiencia de las instituciones. Conocer y aplicar este formato correctamente es esencial para cualquier profesional del derecho o la administración pública.
