Si llegaste hasta aquí es porque necesitas un Contrato de Servicios Sistematizados y no quieres enredarte con lenguaje jurídico imposible de entender. Buenas noticias: no hace falta ser abogado para usar este tipo de documento. Con una explicación clara, cualquier persona puede llenarlo y adaptarlo a su negocio.
¿Qué es un Contrato de Servicios Sistematizados?
Es un acuerdo escrito entre dos partes: una empresa o profesional que presta servicios relacionados con digitalización, procesamiento de datos, manejo de sistemas, software o automatización… y el cliente que los necesita.
En palabras más simples:
si una compañía procesa nóminas, hace reportes contables, digitaliza facturas, administra un software o presta soporte tecnológico, este es el contrato ideal.
Funciona como un documento que deja por escrito:
- Qué servicio se presta
- Cuánto cuesta
- Cómo se entrega el trabajo
- Plazos, responsabilidades y pagos
Y sí, parece obvio, pero tenerlo por escrito evita malos entendidos, cobros extra sin aviso o clientes que no pagan a tiempo.
¿Para qué sirve este formato?
El objetivo no es complicar. Sirve para proteger a las dos partes.
A la empresa le da claridad sobre sus obligaciones y derechos, y al cliente le deja claro qué puede exigir.
Un Contrato de Servicios Sistematizados sirve, por ejemplo, para:
- Empresas de software que administran bases de datos
- Contadores o firmas que sistematizan información financiera
- Plataformas que digitalizan archivos o reportes
- Outsourcing administrativo
- Soporte y mantenimiento de sistemas
Si no se firma nada, ¿qué puede pasar?
Muy simple: el cliente puede exigir más de lo acordado, pedir entregas urgentes sin pagar horas extra, o negarse a cubrir gastos adicionales. Y del otro lado, la empresa puede cobrar cambios sin aviso o suspender el servicio sin justificación. Por eso este documento es clave.
¿Cuándo usar esta minuta o modelo?
Cada vez que se presta un servicio digital, administrativo o tecnológico que implique manejo de datos o procesos automatizados.
Ejemplos reales:
- Una clínica contrata un software para sistematizar las historias médicas
- Un contador digitaliza información contable y genera reportes
- Una empresa necesita soporte técnico remoto
- Una constructora envía su facturación para ser procesada en un sistema externo
Si algo suena a digitalización, automatización o procesamiento sistematizado, este contrato es el indicado.
Minuta de contrato de servicios sistematizados
En la ciudad de _________________, a los _____ días del mes de __________ de _______, entre los suscritos: **______________________, sociedad con domicilio en ________________________, representada legalmente por , mayor de edad y vecino de ____________________, quien en adelante se denominará EL CLIENTE; y **, sociedad domiciliada en ________________________, representada en este acto por ________________________________, mayor de edad y vecino de _____________________, quien en adelante se denominará LA EMPRESA; se celebra el presente Contrato de Servicios Sistematizados, sujeto a las siguientes cláusulas:
SERVICIOS
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
VIGENCIA
El presente contrato tendrá una duración de __________ meses, contados a partir de las operaciones del CLIENTE correspondientes al mes de __________ de _________, hasta el mes de __________ de __________.
Salvo demoras imputables a LA EMPRESA o acuerdo expreso en contrario, el contrato finalizará el día ____________, cesando desde esa fecha la obligación de LA EMPRESA de prestar los servicios pactados.
LA EMPRESA se reserva el derecho de no aceptar este convenio si no es firmado por EL CLIENTE y entregado antes del día __________.
PLAN DE ENTREGAS
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
PRECIOS
El precio total por la prestación de los servicios será de __________ pesos ($__________).
RESCISIÓN POR AUMENTO DE PRECIOS
Si, como consecuencia de incrementos en los precios, EL CLIENTE considera que los mismos son excesivos, podrá dar por terminado este convenio con un preaviso de sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de notificación.
GASTOS ADICIONALES
Cuando, por solicitud expresa de EL CLIENTE, o por errores, demoras u omisiones atribuibles a este, LA EMPRESA deba incurrir en gastos no previstos, EL CLIENTE se compromete a pagarlos adicionalmente al precio pactado. Entre dichos gastos se incluyen, entre otros:
- Comunicaciones telefónicas de larga distancia
- Gastos de envío o fletes
- Tiempo de desplazamiento del personal de LA EMPRESA superior a dos (2) horas
- Trabajos realizados en horas extras, sábados, domingos o festivos
Cuando sea posible, LA EMPRESA avisará previamente al CLIENTE sobre dichos gastos.
Salvo pacto en contrario, LA EMPRESA proveerá formularios, discos y demás suministros necesarios, que serán facturados a los precios vigentes al momento de su utilización.
CONDICIONES DE PAGO
El pago se realizará a _______ días fecha factura.
No se otorgarán descuentos por pago anticipado.
La falta de pago en los plazos estipulados generará mora automática del CLIENTE.
MODIFICACIONES DE LOS SERVICIOS
Si alguno de los servicios descritos debe ser modificado, LA EMPRESA podrá ajustar los cargos correspondientes a partir de la fecha de modificación, previa notificación escrita al CLIENTE.
RESPONSABILIDAD POR INFORMACIÓN
LA EMPRESA no será responsable por errores o deficiencias en la información suministrada por EL CLIENTE, y podrá rechazar aquella que considere incorrecta, incompleta o fuera de las condiciones pactadas en el “Plan de Entregas”.
EL CLIENTE abonará los trabajos adicionales que resulten necesarios por tales deficiencias, aplicándose las tarifas vigentes al momento de la ejecución.
INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE
Si EL CLIENTE no entrega la información dentro de los plazos pactados en el “Plan de Entregas”, o si se requieren trabajos adicionales por deficiencias de información o mayor volumen del previsto, LA EMPRESA hará lo razonablemente posible para cumplir con los plazos.
Sin embargo, EL CLIENTE acepta que estos puedan ampliarse y reconoce la obligación de pagar los cargos adicionales correspondientes.
MATERIALES Y SOPORTES
Todas las tarjetas, disquetes, formularios y demás medios de registro de datos provistos por EL CLIENTE o por LA EMPRESA, podrán ser retenidos por LA EMPRESA hasta la finalización de los trabajos asociados.
Concluidos los mismos, dichos elementos quedarán a disposición de EL CLIENTE por treinta (30) días. Una vez vencido ese plazo, LA EMPRESA podrá disponer libremente de ellos sin obligación de pago o indemnización alguna.
LUGAR DE ENTREGA DE INFORMACIÓN Y RESULTADOS
Salvo acuerdo en contrario, la recepción de materiales e información por parte de EL CLIENTE, así como la entrega de resultados por LA EMPRESA, se realizará en las oficinas ubicadas en ____________________________.
Se firman dos (2) ejemplares del presente contrato, quedando uno en poder de cada parte.
EL CLIENTE LA EMPRESA
Guía para diligenciar el contrato de servicios sistematizados
Esta guía explica, paso a paso, cómo completar el contrato anterior para que cualquier persona, con o sin conocimientos legales, pueda llenarlo correctamente.
1. Datos iniciales
En la primera línea del contrato se deben completar los siguientes datos:
- Ciudad donde se firma el contrato.
Ejemplo: Bogotá, Medellín, Cali, etc. - Día, mes y año de firma.
Ejemplo: 15 de marzo de 2025.
2. Datos del CLIENTE
Se completan los datos de la empresa que contrata el servicio:
- Nombre de la empresa
- Ciudad o domicilio
- Nombre del representante legal
- Ciudad donde reside ese representante
Ejemplo:
- Empresa: Soluciones Contables S.A.S.
- Domicilio: Bogotá, Carrera 20 #15-33
- Representante legal: Carolina Pérez
- Vecino(a) de: Bogotá
3. Datos de LA EMPRESA prestadora del servicio
Se completan los datos de la empresa que ofrece los servicios sistematizados:
- Nombre de la empresa
- Ciudad o domicilio
- Nombre del representante legal
- Ciudad donde reside
Ejemplo:
- Empresa: Sistemas Digitales LTDA
- Domicilio: Medellín
- Representante legal: Andrés García
- Vecino de: Medellín
4. Servicios
En este espacio se debe describir con claridad el servicio que la empresa va a prestar.
Se recomienda ser específico: qué se hará, con qué frecuencia y qué entregables tendrá el cliente.
Ejemplo:
“La EMPRESA prestará servicios de digitalización de información, procesamiento de datos, generación de informes mensuales y soporte técnico.”
5. Vigencia
Se deben completar:
- Duración del contrato expresada en meses
- Mes y año de inicio
- Mes y año de finalización
- Fecha límite para entregar el contrato firmado
Ejemplo:
Duración: 12 meses
Desde: enero de 2025
Hasta: diciembre de 2025
El contrato debe ser entregado firmado antes del 20 de diciembre de 2024
6. Plan de entregas
Aquí se precisa la frecuencia y la forma en que la empresa entregará los resultados.
Ejemplo:
“La EMPRESA entregará reportes mensuales dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.”
7. Precio del servicio
Se completa con el valor total del servicio:
- Valor escrito con palabras
- Valor en números
- Moneda
Ejemplo:
“El servicio tendrá un costo total de cinco millones de pesos ($5.000.000).”
8. Condiciones de pago
Se indica cuántos días después de la factura debe realizarse el pago.
Ejemplo:
“Pago a 30 días fecha factura.”
9. Gastos adicionales
No se modifica esta cláusula, solo se deja tal como está.
Regula gastos extra en caso de solicitudes adicionales, errores de información o trabajos fuera del horario normal.
10. Modificación de los servicios
Tampoco requiere diligenciamiento adicional.
Se mantiene como está, pues solo aplica si hay cambios futuros.
11. Lugar de entrega y recepción
Se debe escribir la dirección donde el cliente entregará la información y donde la empresa entregará los resultados.
Ejemplo:
Oficinas de Sistemas Digitales LTDA
Dirección: Calle 45 #20-55, Medellín
12. Firmas
Al final, deben firmar ambas partes:
- Firma del representante legal del CLIENTE
- Firma del representante legal de LA EMPRESA
- Nombre completo de quienes firman
- Cargo (opcional)
- Sello de la empresa, si existe
Ejemplo:
EL CLIENTE: __________________ (firma)
Nombre: Carlos Gómez
Cargo: Representante Legal
LA EMPRESA: ________________ (firma)
Nombre: Ana García
Cargo: Representante Legal
Recomendaciones finales
- Imprimir dos copias y firmar ambas.
- Verificar que todos los espacios estén correctamente completados.
- Guardar también una copia digital escaneada.
- Si alguna condición adicional debe agregarse, debe quedar escrita antes de firmar.
- Si algún campo no aplica, escribir “No aplica” en lugar de dejarlo en blanco.
Conclusión
Un Contrato de Servicios Sistematizados es más que un documento formal: es una herramienta para trabajar con tranquilidad. Ayuda a evitar conflictos, define límites y protege tanto al cliente como a la empresa. No hace falta un lenguaje demasiado técnico; lo importante es que todo quede claro, fácil de entender y por escrito.
