Si eres propietario de un local, una oficina o cualquier bien inmueble destinado al negocio, sabes que la administración es un dolor de cabeza. Entre buscar buenos inquilinos, cobrar a tiempo y lidiar con reparaciones, ¡a veces parece que eres más gestor que inversionista! Pero, ¿y si te dijera que existe una herramienta legal clave para delegar todo eso sin perder el control?
Estamos hablando del Contrato de Administración Local Comercial (o, como lo llaman los abogados, Contrato de Mandato para la Gestión de Arriendos). Olvídate de buscar minutas viejas y confusas. En este artículo, vamos a desglosar este documento de una manera tan sencilla y conversacional que te sentirás listo para delegar la gestión de tu patrimonio de inmediato. ¿Empezamos?
¿Qué es este Modelo de Contrato y Por Qué lo Necesitas?
Imagínate que tienes un as bajo la manga para manejar tus propiedades: ese es el modelo de acuerdo de gestión inmobiliaria.
En esencia, este documento es un acuerdo de gestión y representación donde tú, el dueño (el Mandante o Propietario), le das permiso y facultades específicas a un tercero (el Administrador o Mandatario) para que maneje el día a día de tu local comercial. No es un contrato de trabajo, es más bien una delegación de tareas muy puntuales.
¿Cuál es la utilidad que tiene esta minuta? La principal es la tranquilidad. Este formato no solo define los derechos y deberes de cada uno, sino que también establece las reglas del juego en temas clave como:
- ¿Cuánto le pagas al administrador? (Cláusula de Honorarios)
- ¿Qué pasa si el inquilino no paga? (Facultades de Cobro y Acciones Legales)
- ¿Por cuánto tiempo estará a cargo? (Término y Vigencia)
Sinceramente, ¿quién tiene tiempo de llamar a un plomero a las 10 de la noche porque el baño del local se tapó? Un buen contrato de administración asegura que ese no sea tu problema.
¿En Qué Casos se Debe Utilizar este Formato?
Si te has preguntado: «¿Debería delegar la gestión de mi bodega o mi food truck park?», la respuesta suele ser sí. El contrato para la gestión de arriendo comercial es útil en muchísimos escenarios.
Casos Reales Donde Brilla la Minuta de Mandato:
- El Propietario Ocupado o Lejano: Piénsalo bien. Si vives en una ciudad diferente a donde está tu local o si tu agenda es un caos (¡como la de la mayoría!), necesitas este documento. Por ejemplo, si tienes un consultorio médico rentado en el centro y tú vives en las afueras, ¿vas a ir cada mes solo a recoger el cheque? ¡Claro que no! La minuta permite que una empresa o persona de confianza haga ese trabajo.
- Locales con Alto Flujo de Inquilinos: Si administras varios locales en una plaza o un edificio pequeño y la rotación de arrendatarios es alta, la gestión se vuelve una tarea de tiempo completo. El administrador se encarga de todo el papeleo, las revisiones y la promoción, usando el acuerdo de administración como su hoja de ruta.
- Inmuebles Sujetos a la Ley Comercial: Los contratos de arrendamiento de locales se rigen por normativas específicas que son distintas a las de vivienda (por ejemplo, el derecho de renovación en algunos países). ¿Estás al día con esas leyes? Un administrador profesional sí, y este formato le da la autoridad legal para actuar en tu nombre.
- Propiedades que Necesitan Inversión Continua: Si el local es viejo y sabes que requerirá reparaciones locativas frecuentes (filtraciones, pintura, mantenimiento de fachadas), el formato permite que el administrador tenga un presupuesto y pueda actuar rápidamente sin tener que pedirte permiso por cada bombillo fundido. Esto se llama «facultades expresas».
La clave está en preguntarte: ¿Cuánto vale mi tiempo? Si lo que te cuesta administrar el local es más de lo que pagarías en honorarios, este formato de contrato de administración es tu mejor inversión.
Contrato de mandato para la administración de bien inmueble (local comercial)
CIUDAD: _____________________________________ FECHA: _____________________________________
PARTES CONTRATANTES
Entre los suscritos, a saber:
I. LOS PROPIETARIOS/MANDANTES
- [Nombre Completo 1], mayor de edad, identificado con Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ________________________________, y
- [Nombre Completo 2], mayor de edad, identificado con Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ________________________________,
quienes para efectos del presente contrato se denominarán LOS PROPIETARIOS; por una parte.
II. EL ADMINISTRADOR/MANDATARIO
- [Nombre Completo 3], mayor de edad, identificado con Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ________________________________,
quien en el texto del presente documento se denominará EL ADMINISTRADOR; por la otra.
Ambas partes acuerdan celebrar el presente CONTRATO DE MANDATO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIEN INMUEBLE (LOCAL COMERCIAL), el cual se regirá por las siguientes cláusulas:
CLÁUSULAS
PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO
LOS PROPIETARIOS entregan en administración a EL ADMINISTRADOR el(los) bien(es) inmueble(s) de naturaleza comercial, consistente(s) en _____________________________________ (indicar si es un local, varios locales o una bodega), ubicado(s) en la ______________________________________________________________ de la Ciudad de _______________________________________________.
LINDEROS: El inmueble se identifica con los siguientes linderos (describir si aplica y es relevante):
- ORIENTE: ________________________________________________________
- OCCIDENTE: ________________________________________________________
- NORTE: ________________________________________________________
- SUR: ________________________________________________________
SEGUNDA: ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN
EL ADMINISTRADOR queda facultado para realizar todas las gestiones necesarias tendientes a la efectiva explotación, arrendamiento y conservación del inmueble, incluyendo, pero sin limitarse a: búsqueda de arrendatarios, celebración de contratos de arrendamiento, recaudo de rentas y servicios públicos, realización de reparaciones locativas urgentes y todas las demás establecidas en el presente contrato.
TERCERA: HONORARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
LOS PROPIETARIOS pagarán a EL ADMINISTRADOR por concepto de honorarios por la gestión administrativa y de recaudo, el equivalente al ________________ POR CIENTO (____%) del valor total de las rentas mensuales efectivamente recaudadas por el arrendamiento del inmueble.
El pago se realizará al momento del recaudo de la renta por parte del arrendatario o a más tardar dentro de los ____ (____) días siguientes a dicho recaudo.
CUARTA: TÉRMINO Y VIGENCIA
El presente contrato tendrá una vigencia de __________ (____) meses, contados a partir del día ____ (____) de ______________________ del año _________ (________), fecha de inicio de la gestión administrativa, y terminará el día ____ (____) de ______________________ del año _________ (_________).
Si las partes acordaran prorrogar el presente contrato, el nuevo término deberá estipularse por escrito mediante un Otrosí o un nuevo contrato.
QUINTA: OBLIGACIONES DE EL ADMINISTRADOR
EL ADMINISTRADOR se obliga a:
- Arrendamiento: Estudiar, elaborar, suscribir y hacer ejecutar los contratos de arrendamiento, sus prórrogas, adiciones y cesiones, en nombre y por cuenta de LOS PROPIETARIOS, de conformidad con las instrucciones que estos impartan.
- Entrega: Realizar la entrega real y material del inmueble a los arrendatarios, dejando constancia escrita del estado actual del bien.
- Conservación: Velar por la conservación, tranquilidad y salubridad del inmueble por parte de los arrendatarios e informar a LOS PROPIETARIOS sobre cualquier anomalía.
- Recaudo: Exigir mensualmente a los arrendatarios el pago oportuno de la renta y de los servicios públicos domiciliarios, expidiendo los recibos correspondientes.
- Acciones Legales: En caso de incumplimiento de los arrendatarios a las cláusulas del contrato de arrendamiento o a la ley, notificar por escrito a LOS PROPIETARIOS y, con su autorización, iniciar las acciones de cobro o de restitución judicial o extrajudicial pertinentes.
- Informes: Informar por escrito a LOS PROPIETARIOS sobre deterioros, daños, o circunstancias que afecten el inmueble y que no sean culpa de los arrendatarios.
SEXTA: OBLIGACIONES DE LOS PROPIETARIOS
LOS PROPIETARIOS se obligan a:
- Disponibilidad: Poner a disposición de EL ADMINISTRADOR el inmueble y toda la documentación legal necesaria para el cabal cumplimiento del presente contrato.
- Reparaciones Mayores: Realizar de manera oportuna las reparaciones locativas mayores, estructurales o necesarias que no sean atribuibles a los arrendatarios, para garantizar la habitabilidad y el buen uso del inmueble.
- Honorarios: Pagar los honorarios de administración de acuerdo con lo estipulado en la Cláusula Tercera.
SÉPTIMA: PENA POR INCUMPLIMIENTO
Si cualquiera de las partes incumple las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, se obligará a pagar a la parte cumplida, a título de pena, la suma de _________________________ MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($ _____________________ ). El pago de la pena no extingue la obligación principal.
OCTAVA: NATURALEZA DEL CONTRATO Y AUTONOMÍA
El presente contrato es de naturaleza civil y se celebra bajo la modalidad de Mandato. EL ADMINISTRADOR cumplirá su función de manera independiente, sin que exista vínculo, subordinación jurídica o relación laboral alguna con LOS PROPIETARIOS. EL ADMINISTRADOR empleará sus propios medios, herramientas, y personal para la ejecución de este contrato.
En constancia de lo acordado, se firma en la ciudad de ____________________________ a los ____ (____) días del mes de ______________________ del año _________ (____________), en dos (2) ejemplares de igual valor.
LOS PROPIETARIOS/MANDANTES:
______________________________ C.C. No.
______________________________ C.C. No.
EL ADMINISTRADOR/MANDATARIO:
______________________________ C.C. No.
Guía Fácil para Diligenciar el Contrato de Administración de Local Comercial
Esta guía le ayudará a completar correctamente el formato de Contrato de Mandato para la Administración de Bien Inmueble.
1. Sección Inicial: Identificación General
Esta sección debe completarse con la ubicación y la fecha en que se firma el documento.
- CIUDAD: Escriba la ciudad o municipio donde se está firmando el contrato.
- FECHA: Escriba la fecha completa de la firma (Ejemplo: 18 de noviembre de 2025).
2. Sección de Partes Contratantes
Aquí se identifica claramente quién entrega la administración y quién la recibe.
I. LOS PROPIETARIOS/MANDANTES (Quienes entregan la administración)
- [Nombre Completo 1]: Escriba el nombre completo del primer propietario.
- Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ________________________________: Escriba el número de identificación y la ciudad de expedición.
- [Nombre Completo 2]: Si hay un segundo propietario (o más), complete sus datos de la misma manera. Si solo hay uno, puede borrar esta línea.
II. EL ADMINISTRADOR/MANDATARIO (Quien recibe y gestiona el inmueble)
- [Nombre Completo 3]: Escriba el nombre completo de la persona o entidad que administrará el local.
- Cédula de Ciudadanía No. _________________ de ________________________________: Escriba el número de identificación y la ciudad de expedición.
3. Cláusulas del Contrato
PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO (El Inmueble)
- Consistente(s) en: Especifique el tipo de inmueble (Ejemplo: «un local comercial», «dos locales comerciales contiguos», «una bodega»).
- Ubicado(s) en la: Escriba la dirección completa del local (calle, número y/o nomenclatura).
- Ciudad de: Escriba la ciudad donde se encuentra el local.
- LINDEROS: Esta sección es opcional, pero ayuda a identificar legalmente el predio. Describa brevemente con qué colinda la propiedad por cada punto cardinal (ORIENTE, OCCIDENTE, NORTE, SUR). Si la dirección es suficiente, puede dejar esta sección en blanco.
SEGUNDA: ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN
Esta cláusula generalmente no requiere ser diligenciada, pues establece el marco legal general de las facultades del administrador.
TERCERA: HONORARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
- POR CIENTO (____%): Escriba el porcentaje acordado que el Administrador recibirá como pago por su gestión (Ejemplo: 8%, 10%). Se debe escribir tanto en letras como en números.
- Días siguientes a dicho recaudo: Escriba el número de días que tiene el Administrador para pagar la renta a los Propietarios después de haberla cobrado (Ejemplo: 3, 5, 10).
CUARTA: TÉRMINO Y VIGENCIA (Duración del Contrato)
Esta es una de las cláusulas más importantes. Asegúrese de que las fechas concuerden.
- Vigencia de __________ (____) meses: Escriba la duración total del contrato en meses (Ejemplo: 12 meses, 24 meses).
- Fecha de Inicio: Complete la fecha exacta en que inicia la administración.
- día ____ (____) de ______________________ del año _________ (________): Día en números, mes en letras y año en números.
- Fecha de Terminación: Complete la fecha exacta en que el contrato finaliza.
- día ____ (____) de ______________________ del año _________ (________): Debe ser la fecha de inicio más el número de meses de vigencia acordado.
QUINTA Y SEXTA: OBLIGACIONES
Estas cláusulas no requieren ser diligenciadas, ya que listan las responsabilidades legales que asume cada parte. Es crucial que ambas partes las lean y entiendan completamente.
SÉPTIMA: PENA POR INCUMPLIMIENTO
- Suma de _________________________ MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($ _____________________ ): Establezca el valor de la multa que deberá pagar la parte que incumpla el contrato. Debe ser un monto que considere justo para compensar un incumplimiento grave.
OCTAVA: NATURALEZA DEL CONTRATO Y AUTONOMÍA
Esta cláusula no requiere ser diligenciada, pues define la relación laboral como independiente (mandato) y no como un contrato de trabajo.
4. Sección Final: Firmas
Esta es la sección de cierre y validación.
- Lugar y Fecha de Firma: Vuelva a escribir la ciudad y la fecha de firma.
- Ciudad: ____________________________
- Día ____ (____) del mes de ______________________ del año _________ (____________)
- Firmas: Cada una de las personas mencionadas al inicio del contrato debe firmar en el espacio correspondiente y anotar su número de Cédula de Ciudadanía (C.C. No.).
¡Consejo Final! Antes de firmar, asegúrese de que todas las partes lean el contrato completo y que todos los espacios en blanco hayan sido llenados o eliminados (si la información no aplica) para evitar malentendidos futuros.
Conclusión
El Contrato de Administración Local Comercial no es solo un papel más. Es el escudo legal que te permite profesionalizar la gestión de tu inmueble, proteger tu inversión y, lo más importante, ¡recuperar tu tiempo!
