¿Alguna vez has participado en una reunión y luego no recuerdas qué se acordó o qué tareas te corresponden? ¿O has organizado una reunión y quieres dejar constancia de los temas tratados y los compromisos adquiridos por los asistentes? Entonces necesitas conocer el formato acta de reunión, un documento que te ayudará a registrar y comunicar los resultados de una reunión de forma clara y efectiva.
En este artículo, te explicaremos qué es un acta de reunión, para qué se utiliza, cómo se redacta y te daremos algunos ejemplos y consejos para mejorar la redacción de este tipo de documentos. Así, podrás aprovechar al máximo tus reuniones y evitar malentendidos o confusiones.
Qué es un acta de reunión
Un acta de reunión es un documento escrito que resume los puntos más importantes de una reunión, tales como el objetivo, la agenda, los participantes, los acuerdos, las acciones, los plazos y las responsabilidades. El acta de reunión sirve para dejar constancia de lo que se ha discutido y decidido en una reunión, así como para comunicar y hacer seguimiento de las tareas asignadas a cada persona o equipo.
El acta de reunión no es una transcripción literal de todo lo que se dice en una reunión, sino una síntesis de los aspectos más relevantes y las conclusiones a las que se llega. El acta de reunión debe ser breve, precisa y objetiva, evitando incluir opiniones personales, comentarios irrelevantes o información confidencial.
Para qué se utiliza un formato acta de reunión
Un formato acta de reunión se utiliza para varios fines, entre los que se destacan los siguientes:
- Para documentar los resultados de una reunión y tener una referencia escrita de lo que se ha acordado.
- Para comunicar a los asistentes y a otras personas interesadas los temas tratados y las decisiones tomadas en una reunión.
- Para asignar y distribuir las tareas y responsabilidades derivadas de una reunión, así como para establecer los plazos y los criterios de evaluación.
- Para hacer seguimiento y control de las acciones y los avances realizados por cada persona o equipo después de una reunión.
- Para facilitar la coordinación y la colaboración entre los participantes de una reunión y evitar duplicidades o contradicciones.
- Para evaluar la efectividad y la productividad de una reunión y proponer mejoras para futuras reuniones.
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Cómo se redacta un acta de reunión
Para redactar un acta de reunión, se deben seguir una serie de pasos y consideraciones, que se detallan a continuación:
- Antes de la reunión, se debe preparar un borrador del acta de reunión, incluyendo el objetivo, la agenda, los participantes, la fecha, la hora y el lugar de la reunión. También se puede incluir la información previa que se haya enviado o solicitado a los asistentes, como documentos, informes, datos, etc.
- Durante la reunión, se debe tomar nota de los puntos más importantes que se discuten y se acuerdan, así como de las intervenciones de cada persona, las dudas, las sugerencias, las propuestas, etc. Se debe prestar especial atención a los acuerdos, las acciones, los plazos y las responsabilidades que se definen en la reunión. Se debe usar un lenguaje claro, conciso y formal, evitando las abreviaturas, las faltas de ortografía o las expresiones coloquiales.
- Después de la reunión, se debe revisar y completar el borrador del formato de acta de reunión, verificando que no falte ningún dato o detalle importante. Se debe estructurar el acta de reunión siguiendo un formato estándar, que puede variar según el tipo de reunión, la organización o el sector, pero que generalmente incluye los siguientes elementos:
- Encabezado: contiene el nombre de la organización, el título del acta de reunión, el número de acta, la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
- Asistentes: contiene el nombre y el cargo de las personas que asistieron a la reunión, así como de las que se excusaron o delegaron su asistencia.
- Orden del día: contiene los temas que se trataron en la reunión, siguiendo el orden establecido en la agenda previa.
- Desarrollo: contiene el resumen de cada tema tratado, indicando el nombre de la persona que lo expuso, los puntos principales que se discutieron, las opiniones o comentarios de los asistentes, las conclusiones a las que se llegó y los acuerdos que se tomaron.
- Acuerdos y acciones: contiene el detalle de los acuerdos y las acciones que se definieron en la reunión, especificando el nombre de la persona o el equipo responsable, el plazo de ejecución y el criterio de evaluación.
- Cierre: contiene el nombre y la firma de la persona que elaboró el formato de acta de reunión, así como de la persona que la validó o aprobó. También puede incluir la fecha y la hora de la próxima reunión, si se ha fijado.
- Finalmente, se debe enviar el acta de reunión a los asistentes y a otras personas interesadas, solicitando su confirmación de recepción y su conformidad con el contenido. Se debe guardar una copia del acta de reunión en un lugar seguro y accesible, para poder consultarla o modificarla si fuera necesario.
Ejemplo de acta de reunión
A continuación, te mostramos un ejemplo de acta de reunión, basado en un formato sencillo y genérico, que puedes adaptar según tus necesidades y preferencias.
Empresa XYZ
Acta de reunión N° 001/2024
Fecha: 23 de enero de 2024
Hora: 17:00 – 18:00
Lugar: Sala de juntas
Asistentes:
- Juan Pérez, gerente general
- Ana García, jefa de ventas
- Carlos López, jefe de producción
- María Rodríguez, jefa de recursos humanos
- Pedro Sánchez, jefe de contabilidad
Excusados:
- Luisa Fernández, jefa de marketing (delegó su asistencia en Ana García)
Orden del día:
- Presentación de los resultados del año 2023
- Definición de los objetivos y las estrategias para el año 2024
- Asignación de los presupuestos y los recursos para el año 2024
- Ruegos y preguntas
Desarrollo:
- Presentación de los resultados del año 2023
- Juan Pérez presentó el informe de gestión del año 2023, destacando los logros y los desafíos de cada área y de la empresa en general.
- Ana García comentó los resultados de ventas, resaltando el aumento del 10% en la facturación y el 15% en la cuota de mercado, gracias a la diversificación de los productos y los canales de distribución.
- Carlos López comentó los resultados de producción, señalando la mejora del 5% en la eficiencia y el 8% en la calidad, gracias a la implementación de nuevas tecnologías y procesos.
- María Rodríguez comentó los resultados de recursos humanos, indicando la reducción del 3% en la rotación y el incremento del 7% en la satisfacción del personal, gracias a la aplicación de nuevas políticas y programas de gestión del talento.
- Pedro Sánchez comentó los resultados de contabilidad, mostrando el aumento del 12% en los ingresos y el 9% en los beneficios, gracias a la optimización de los costos y los gastos.
- Los asistentes felicitaron a Juan Pérez y a sus respectivos equipos por los resultados obtenidos y expresaron su compromiso con el cumplimiento de las metas propuestas para el año 2024.
- Definición de los objetivos y las estrategias para el año 2024
- Juan Pérez expuso los objetivos y las estrategias generales para el año 2024, basados en la visión, la misión y los valores de la empresa, así como en el análisis del entorno y la competencia.
- Ana García, Carlos López, María Rodríguez y Pedro Sánchez expusieron los objetivos y las estrategias específicas para sus respectivas áreas, alineados con los objetivos y las estrategias generales de la empresa.
- Los asistentes debatieron y consensuaron los objetivos y las estrategias propuestos, resolviendo las dudas y las discrepancias que surgieron.
- Juan Pérez agradeció las aportaciones de los asistentes y les solicitó que elaboraran un plan de acción detallado para cada área, con las actividades, los indicadores, los recursos y los plazos necesarios para alcanzar los objetivos y las estrategias definidos.
- Asignación de los presupuestos y los recursos para el año 2024
- Pedro Sánchez presentó el presupuesto general de la empresa para el año 2024, desglosado por áreas, conceptos y períodos.
- Los asistentes analizaron y evaluaron el presupuesto presentado, comparándolo con el del año anterior y con las previsiones de ingresos y gastos para el año 2024.
- Los asistentes acordaron los ajustes y las modificaciones necesarias para adaptar el presupuesto a las necesidades y prioridades de cada área y de la empresa en general.
- Juan Pérez aprobó el presupuesto final y asignó los recursos financieros, materiales y humanos para cada área, teniendo en cuenta el plan de acción previamente definido.
- Ruegos y preguntas
- Juan Pérez abrió el turno de ruegos y preguntas, invitando a los asistentes a expresar sus opiniones, sugerencias, quejas o consultas sobre cualquier tema relacionado con la reunión o con la empresa.
- Los asistentes plantearon algunas cuestiones sobre la organización interna, la comunicación externa, la formación continua, la responsabilidad social y la innovación.
- Juan Pérez respondió a las cuestiones planteadas, aclarando las dudas, recogiendo las propuestas, atendiendo las reclamaciones y ofreciendo soluciones.
- Juan Pérez cerró el turno de ruegos y preguntas, agradeciendo la participación y la colaboración de los asistentes.
