Cuando una empresa se acerca al vencimiento de su plazo de duración, es fundamental llevar a cabo una prórroga para seguir operando legalmente. Para esto, se debe elaborar un Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad, documento esencial que permite a los socios aprobar la extensión del tiempo de existencia de la empresa. En este artículo, te explicamos qué es este modelo, su utilidad y en qué casos debe utilizarse, además de proporcionarte un ejemplo para que puedas adaptarlo a tus necesidades.
¿Qué es el Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad?
El Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad es un documento formal que registra la decisión de los socios de extender el tiempo de vigencia de una empresa. Se elabora en una reunión oficial, generalmente convocada por el gerente o representante legal, y debe cumplir con los requisitos legales establecidos en los estatutos de la sociedad.
Este modelo es fundamental para evitar la disolución automática de la empresa cuando su tiempo de duración está próximo a vencer. Su correcta elaboración garantiza que la sociedad continúe operando sin inconvenientes legales ni administrativos.
¿Para qué sirve el Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad?
Este formato tiene varias utilidades clave dentro del marco legal y operativo de una empresa. Su principal función es documentar de manera oficial la aprobación de la prórroga del plazo de duración de la sociedad, lo que permite mantener vigentes las actividades comerciales.
Además, este documento:
- Sirve como prueba legal ante entidades gubernamentales y bancarias.
- Es un requisito obligatorio para la actualización del registro mercantil.
- Facilita la continuidad de contratos, licencias y permisos de funcionamiento.
El uso de esta minuta es indispensable para garantizar que la empresa pueda seguir operando sin interrupciones legales, evitando así sanciones o la liquidación forzada.
Casos en que se debe utilizar este formato
El Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad debe utilizarse en distintos escenarios, especialmente cuando el término de duración de la sociedad está próximo a vencer. En términos generales, este documento es necesario en los siguientes casos:
- Extensión del plazo de duración de la empresa: Cuando los socios acuerdan continuar con la sociedad más allá del tiempo originalmente establecido en los estatutos.
- Cambio en los estatutos de la sociedad: Si la empresa decide modificar su tiempo de vigencia de forma indefinida o por un nuevo periodo determinado.
- Requerimientos legales o administrativos: Algunas entidades pueden solicitar la actualización de la duración de la empresa para procesos como licitaciones o contratos de largo plazo.
Si la empresa no formaliza esta prórroga dentro del tiempo adecuado, podría enfrentar problemas como la disolución forzosa, pérdida de contratos o dificultades en trámites legales y financieros.
Ejemplo de acta de reforma del contrato social por prórroga del término de duración y aumento del capital
Acta de Prórroga de la Duración de la Sociedad N° ___
En la ciudad de ____, siendo las _____ () de la mañana del día _____ () de __________ de , se reunieron en las instalaciones de la compañía **“ LTDA”** todos los socios que la conforman, previa citación realizada por el señor Gerente. El propósito de la reunión fue tratar la prórroga del término de duración de la sociedad y el aumento de su capital.
Orden del Día:
- Llamado a lista.
- Verificación del quórum.
- Presentación de proposiciones por parte del Gerente.
- Aprobación de las proposiciones.
- Autorizaciones.
La reunión fue presidida por el socio __________, quien actuó como Presidente, y como Secretario se designó al socio __________.
A continuación, el Presidente concedió la palabra al Gerente de la compañía, quien expuso lo siguiente:
- Prórroga del término de duración: Dado el éxito de las negociaciones de la empresa y considerando que el plazo de duración establecido en los estatutos está próximo a vencer, propone extender dicho término por diez (10) años adicionales. Asimismo, solicita la autorización para realizar todas las gestiones necesarias para formalizar esta prórroga.
- Aumento de capital: Con el fin de fortalecer la producción y el crecimiento de la compañía, solicita a la Junta de Socios la aprobación de un aumento del capital social hasta la suma de __________, distribuyéndolo proporcionalmente entre los socios de acuerdo con sus aportes actuales.
Deliberación y Acuerdos:
La Presidencia decretó un receso de una hora para deliberar.
Reanudada la sesión, se aprobaron por unanimidad las siguientes decisiones:
- Prórroga del término de duración de la sociedad por diez (10) años adicionales, a partir de la fecha de vencimiento establecida en los estatutos. Se faculta al Gerente para llevar a cabo las gestiones necesarias para formalizar esta extensión.
- Aumento del capital social hasta la suma de __________ pesos, con el objetivo de impulsar el crecimiento de la producción. Esta suma será distribuida proporcionalmente entre los socios según sus aportes iniciales. Cada socio deberá cancelar su respectiva contribución a más tardar el día __________, fecha en la que se protocolizará la correspondiente reforma.
Siendo las __________, se dio por finalizada la reunión. Una vez leída, la presente acta fue aprobada en todas sus partes.
Firmas:
El Presidente
El Secretario
Guía para llenar el formato del acta de reforma del contrato social
Este documento sirve para formalizar la prórroga del término de duración de la sociedad y el aumento de su capital social. Sigue estos pasos para completarlo correctamente.
1. Encabezado
- Título: Mantén el título original: ACTA DE REFORMA DEL CONTRATO SOCIAL POR PRÓRROGA DEL TÉRMINO DE DURACIÓN Y AUMENTO DEL CAPITAL.
- Número del acta: Escribe el número consecutivo del acta en la línea correspondiente.
2. Información General
- Ciudad: Escribe el nombre de la ciudad donde se celebra la reunión.
- Fecha y hora: Indica el día, mes y año de la reunión, así como la hora exacta de inicio.
- Nombre de la empresa: Reemplaza “__________ LTDA” con la razón social completa de la empresa.
3. Desarrollo de la Reunión
Orden del Día
No es necesario modificar este apartado, pero si se agregan nuevos puntos, inclúyelos de manera numerada.
Participantes
- Presidente: Escribe el nombre del socio que preside la reunión.
- Secretario: Escribe el nombre del socio que actúa como secretario.
Proposiciones del Gerente
- Prórroga del término de duración:
- Explica brevemente las razones por las cuales se propone extender la duración de la sociedad.
- Indica el número exacto de años de prórroga (por defecto, 10 años).
- Confirma que se autoriza al Gerente a realizar las gestiones legales necesarias.
- Aumento de capital:
- Justifica la necesidad del incremento de capital (ejemplo: expansión de producción, crecimiento de la empresa).
- Indica la nueva cantidad total del capital social en números y letras.
- Explica cómo se distribuirá el capital entre los socios (porcentaje según aportes iniciales).
Deliberación y Acuerdos
- Receso: Indica la duración del receso para deliberación (en general, una hora).
- Decisiones aprobadas:
- Confirma si la prórroga del término de la sociedad fue aprobada por unanimidad o si hubo votos en contra.
- Confirma la aprobación del aumento de capital y la cantidad exacta acordada.
- Indica la fecha límite para que los socios realicen los pagos correspondientes.
- Menciona que se procederá con la protocolización de la reforma del contrato social.
4. Cierre de la Reunión
- Hora de finalización: Registra la hora exacta en la que terminó la reunión.
- Lectura y aprobación del acta: Indica que el documento fue leído y aprobado por los asistentes.
5. Firmas
- Presidente: El socio que presidió la reunión debe firmar y escribir su nombre completo.
- Secretario: El socio que actuó como secretario debe firmar y escribir su nombre completo.
Conclusión
El Formato de Acta de Prórroga de Duración de la Sociedad es un documento esencial para mantener la continuidad legal y operativa de una empresa. Su correcta elaboración y registro evita la disolución forzosa y permite que la sociedad siga funcionando sin inconvenientes.
