Cuando un contrato llega a su fin, es fundamental contar con un documento que registre de manera oficial la liquidación de las obligaciones entre las partes. El Formato de Acta de Liquidación de Contrato es clave en este proceso, ya que permite cerrar el acuerdo de manera transparente y evitar futuros inconvenientes. En este artículo, te explicamos qué es este documento, su utilidad y en qué casos se debe utilizar, además de proporcionarte un ejemplo práctico.
¿Qué es el Formato de Acta de Liquidación de Contrato?
El Formato de Acta de Liquidación de Contrato es un documento legal que certifica el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de un contrato. En él se detallan aspectos clave como el objeto del contrato, los montos acordados, el estado de cuentas finales y las firmas de las partes involucradas.
Este documento tiene un carácter oficial y puede ser utilizado en auditorías, revisiones legales o cualquier proceso donde se requiera verificar la correcta finalización de un contrato. Es especialmente importante en contratos de obras, prestación de servicios y adquisiciones de bienes.
Utilidad del Formato de Acta de Liquidación de Contrato
El uso de esta minuta es fundamental para evitar conflictos posteriores entre las partes contratantes. Al formalizar el cierre del contrato, se establecen las condiciones bajo las cuales se cumplió el acuerdo, garantizando la conformidad de ambas partes.
Además, este formato permite:
- Documentar los montos finales pagados y recibidos.
- Evitar reclamaciones futuras al establecer saldos a favor o en contra.
- Cumplir con requisitos administrativos o legales exigidos por entidades reguladoras.
Casos en que se debe utilizar este formato
El Formato de Acta de Liquidación de Contrato es necesario en diversas situaciones, principalmente cuando:
- Se finaliza un contrato de obra pública o privada: Es crucial para certificar la entrega y recepción de los trabajos realizados.
- Se concluye un contrato de prestación de servicios: En estos casos, se especifica que el servicio fue ejecutado conforme a lo pactado.
- Se cierra un contrato de compraventa de bienes o suministros: Sirve para documentar la entrega total del producto y la liquidación de pagos.
- Se requiere formalizar la terminación anticipada de un contrato: Si por mutuo acuerdo o por causas justificadas el contrato se da por terminado antes de la fecha prevista, este formato es necesario para dejar constancia del proceso.
Modelo de acta de liquidación de contrato
En la ciudad de ____________, departamento de __________, a los ____ () días del mes de __________ del año ______, se reunieron las siguientes partes:
- Por la administración:
- ____________________, Jefe de la división técnica
- ____________________, Jefe de construcciones
- ____________________, Interventor
- Por el contratista:
- Nombre: ________________, Cargo: ________________
- Nombre: ________________, Cargo: ________________
El propósito de la reunión es la aprobación de la liquidación del contrato, conforme a los siguientes términos:
INFORME GENERAL DEL CONTRATO
- Número: ________________
- Oficina administrativa: ________________
- Ciudad: ________________
- Departamento: ________________
- Programa: ________________
- Contratista: ________________
- Objeto del contrato: ________________
- Valor del contrato (incluyendo modificaciones legalizadas): $ ________________
- Plazo de ejecución: ________________
- Fecha de inicio (según acta): ____, de __________ de ______
BASES ESPECÍFICAS DE LA LIQUIDACIÓN
Tipo de liquidación:
- No definitiva por entrega parcial
- Definitiva por entrega parcial
- Total no definitiva
- Total definitiva
Detalles de la obra ejecutada:
- Tipo de obra: ________________
- Fecha de inicio (según acta): ____, de __________ de ______
- Fecha de terminación (según acta): ____, de __________ de ______
- Valor inicial del contrato: $ ________________ (incluyendo modificaciones)
Resultados finales:
- Valor final del contrato: $ ________________
- Valor del aporte entregado al contratista: $ ________________
- Amortización del aporte: ________________
- Saldo a favor de la administración: $ ________________
- Saldo a favor del contratista: $ ________________
ANEXOS
- Cálculos financieros (____ folios)
- Relación del aporte de la administración
- Costos indirectos pagados
- Certificados de paz y salvo
- Actas de recibo de obra
- Actas de inicio y terminación de obra
OBSERVACIONES
En constancia y aprobación, firman:
El Jefe de la Administración ________________
El Contratista ________________
El Jefe de Construcción ________________
La Contraloría ________________
El Interventor ________________
Vo. Bo. ________________
Guía para llenar el formato de acta de liquidación de contrato
Esta guía proporciona instrucciones detalladas sobre cómo completar cada sección del acta de liquidación de contrato.
1. ENCABEZADO
- Ciudad: Indique la ciudad donde se firma el acta.
- Departamento: Especifique el departamento correspondiente.
- Fecha: Registre el día, mes y año en que se lleva a cabo la reunión.
2. PARTICIPANTES
Registre los nombres y cargos de los asistentes:
- Por la administración:
- Jefe de la división técnica
- Jefe de construcciones
- Interventor
- Por el contratista:
- Nombre y cargo del contratista o representante legal
3. INFORME GENERAL DEL CONTRATO
Complete los siguientes campos con la información del contrato:
- Número: Indique el número del contrato.
- Oficina administrativa: Nombre de la oficina que administra el contrato.
- Ciudad y departamento: Ubicación de la oficina administrativa.
- Programa: Programa al que pertenece el contrato (si aplica).
- Contratista: Nombre de la empresa o persona contratista.
- Objeto: Breve descripción del propósito del contrato.
- Valor con modificaciones: Monto total del contrato, incluyendo modificaciones legalizadas.
- Plazo de ejecución: Duración total del contrato en meses o días.
- Fecha de inicio: Fecha de inicio oficial según el acta de inicio.
4. BASES ESPECÍFICAS DE LA LIQUIDACIÓN
Tipo de liquidación
Marque con una «X» la opción que corresponda:
- No definitiva por entrega parcial
- Definitiva por entrega parcial
- Total no definitiva
- Total definitiva
Detalles de la obra ejecutada
- Tipo de obra: Describa brevemente el tipo de trabajo realizado.
- Fecha de inicio: Fecha de inicio real de la obra según el acta.
- Fecha de terminación: Fecha oficial de finalización según el acta.
- Valor inicial: Monto acordado al inicio del contrato (incluyendo modificaciones).
Resultados finales
Registre los montos correspondientes:
- Valor final del contrato: Total final después de ajustes.
- Valor del aporte entregado al contratista: Monto aportado por la administración.
- Amortización del aporte: Cantidad amortizada del aporte.
- Saldo a favor de la administración: Valor pendiente a favor de la entidad contratante.
- Saldo a favor del contratista: Valor pendiente a favor del contratista.
5. ANEXOS
Adjunte la documentación relevante y especifique la cantidad de folios:
- Cálculos financieros: Documentos con los cálculos realizados.
- Relación del aporte de la administración: Detalle de los montos aportados.
- Costos indirectos pagados: Gastos administrativos y otros costos indirectos.
- Certificados de paz y salvo: Documentos que certifican la liquidación de obligaciones.
- Actas de recibo de obra: Registros oficiales de recepción de la obra.
- Actas de inicio y terminación: Documentos que certifican el inicio y fin del contrato.
6. OBSERVACIONES
Espacio para incluir comentarios adicionales o aclaraciones importantes.
7. FIRMAS
Todos los participantes deben firmar para dar validez al acta:
- Jefe de la administración
- Contratista
- Jefe de construcción
- Contraloría
- Interventor
- Vo. Bo. (Visto Bueno)
Conclusión
El Formato de Acta de Liquidación de Contrato es un documento esencial para cerrar cualquier tipo de contrato de manera legal y ordenada. Su correcta elaboración evita disputas y garantiza la transparencia en los acuerdos. Ya sea en contratos de obra, prestación de servicios o compraventa, contar con este formato facilita la gestión administrativa y respalda el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
