El Formato de Acta de Iniciación de Interventoría es un documento esencial en la supervisión de contratos de obra, servicios y suministros. Su principal objetivo es formalizar el inicio de las actividades de interventoría, dejando constancia de los aspectos técnicos, administrativos y legales del contrato.
Este formato es utilizado tanto en el sector público como privado, asegurando que las partes involucradas cumplan con sus obligaciones desde el primer día. Además, es un respaldo legal en caso de controversias sobre el cumplimiento del contrato.
Utilidad del Formato de Acta de Iniciación de Interventoría
El uso de esta minuta es clave para estructurar el seguimiento y control de un proyecto. Su importancia radica en que permite:
- Establecer las condiciones iniciales de la interventoría.
- Definir responsabilidades y compromisos de las partes.
- Garantizar que los recursos asignados se usen correctamente.
- Servir como prueba documental en auditorías o procesos legales.
Además, este formato ayuda a la transparencia y a la correcta ejecución del contrato, evitando malentendidos y asegurando que se cumplan los términos establecidos.
Casos en que se debe utilizar este formato
El Formato de Acta de Iniciación de Interventoría se usa en diversas situaciones dentro de la gestión contractual. Algunos casos específicos incluyen:
- Contratos de obra pública y privada: Para documentar el inicio de la supervisión de una construcción.
- Contratos de prestación de servicios: Cuando se requiere un interventor que garantice el cumplimiento de términos y calidad.
- Contratos de suministros: Para verificar la correcta entrega de bienes o materiales.
Este documento es obligatorio en muchos contratos del sector público, garantizando el control y supervisión adecuada de los recursos y la ejecución contractual.
Modelo de acta de iniciación de interventoría
Contrato No.: ________
Objeto Contractual: ________
Valor Inicial: $________
Plazo: ________
Contratista: ________
Anticipo (pago) (fecha): ________
Interventor: ________
En la ciudad de ________, a los ________ días del mes de ________ de ________, se reunieron:
- ________, en su condición de ordenador del gasto de (nombre de la entidad pública contratante).
- ________, en calidad de contratista del contrato de referencia.
- ________, en su calidad de interventor del contrato de referencia, conforme a lo establecido en el contrato suscrito el día ________ de ________, derivado del concurso de méritos No. ________ y su correspondiente adjudicación.
Dicha reunión tiene como propósito dar inicio formal a las actividades de interventoría del contrato, en cumplimiento de la normatividad vigente y de las obligaciones pactadas. Este proceso se realiza previamente al inicio de las actividades de la obra, cuyo término está estipulado en ________ días, conforme a la propuesta presentada por el contratista.
En consecuencia, el periodo de ejecución de la interventoría se extenderá hasta el día ________ de ________ de ________, culminando con la suscripción del acta de terminación definitiva del contrato de obra.
El anticipo será desembolsado el día ________ de ________, y se administrará mediante una cuenta corriente conjunta y especial abierta en el Banco ________, sucursal ________, a nombre de ________. Los giros y órdenes de pago estarán sujetos a la firma conjunta del contratista y del interventor.
Para constancia, se firma en ________, a los ________ días del mes de ________ de ________, en cuatro (4) ejemplares de igual tenor, los cuales se destinan a:
- Original: Carpeta del contrato.
- Copia: Oficina Jurídica.
- Copia: Oficina Coordinadora de la Obra.
- Copia: Archivo del Interventor.
- Copia: Contratista.
Firmas:
Ordenador del Gasto: _______________
Contratista: _______________
Interventor: _______________
Guía para el diligenciamiento del acta de iniciación de interventoría
1. Encabezado
En esta sección se deben registrar los datos básicos del contrato:
- Contrato No.: Número asignado al contrato de obra o servicio.
- Objeto Contractual: Descripción general del contrato (ejemplo: «Construcción de la vía X en la ciudad Y»).
- Valor Inicial: Monto total del contrato en pesos colombianos.
- Plazo: Tiempo estipulado en días o meses para la ejecución del contrato.
- Contratista: Nombre o razón social de la empresa o persona natural encargada de ejecutar el contrato.
- Anticipo (pago) (fecha): Monto y fecha en que se efectuará el anticipo, si aplica.
- Interventor: Nombre de la persona o entidad encargada de la supervisión del contrato.
2. Cuerpo del Acta
Lugar y Fecha
- Se debe registrar la ciudad y la fecha en que se firma el acta de iniciación.
Participantes de la reunión
Se deben incluir los nombres y cargos de las personas que firman el acta:
- Ordenador del gasto: Representante de la entidad pública contratante.
- Contratista: Persona o empresa que ejecutará el contrato.
- Interventor: Responsable de la supervisión del contrato.
Inicio de la Interventoría
- Indicar la fecha en la que inicia la interventoría.
- Mencionar la referencia al contrato suscrito y el número del concurso de méritos en caso de que haya existido un proceso de selección previo.
Término de la Interventoría
- Registrar la fecha estimada en la que finalizará la interventoría, la cual debe coincidir con la terminación del contrato de obra y la firma del acta final.
Manejo del Anticipo
- Incluir la fecha en la que se hará efectivo el anticipo.
- Indicar el banco y sucursal donde se abrirá la cuenta corriente conjunta y especial.
- Mencionar los nombres de los responsables de la cuenta (contratista e interventor) y aclarar que los giros requieren firma de ambos.
3. Firma y Destino de Copias
Lugar y Fecha de Firma
- Indicar nuevamente el lugar y la fecha exacta en que se suscribe el acta.
Distribución de Copias
Las copias del acta deben entregarse a:
- Carpeta del contrato: Documento original que queda en los archivos de la entidad contratante.
- Oficina Jurídica: Para control y revisión legal.
- Oficina Coordinadora de la Obra: Para seguimiento y control de ejecución.
- Archivo del Interventor: Para uso y referencia del interventor.
- Contratista: Para su conocimiento y cumplimiento.
Firmas
- Ordenador del gasto: Firma del representante de la entidad pública.
- Contratista: Firma del representante legal del contratista.
- Interventor: Firma del interventor responsable de la supervisión.
Nota Final:
- Todos los datos deben ser diligenciados con información precisa y verificable.
- Las fechas deben coincidir con las establecidas en el contrato y en el cronograma de actividades.
- En caso de modificaciones, estas deben ser registradas con un acta adicional.
Esta guía garantiza que el formato sea diligenciado correctamente y cumpla con los requisitos formales y legales. ¿Te gustaría agregar algún detalle más específico?
Conclusión
El Formato de Acta de Iniciación de Interventoría es una herramienta clave en la gestión de contratos, ya que formaliza el inicio de la supervisión y establece responsabilidades. Su utilidad se refleja en la transparencia, el control de recursos y la seguridad jurídica de las partes involucradas. Usarlo en los casos adecuados garantiza un seguimiento efectivo y el cumplimiento del contrato en todas sus etapas
