En los procesos de conciliación, no siempre las partes convocadas cumplen con la cita programada. Para dejar un registro oficial de esa ausencia, existe el Formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación, un documento legal que certifica la no comparecencia y que puede tener implicaciones jurídicas importantes.
En este artículo encontrarás qué es, para qué sirve y en qué casos se utiliza este formato, así como recomendaciones para diligenciarlo correctamente.
¿Qué es el Formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación?
El Formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación es un documento emitido por un notario o conciliador autorizado que certifica que una de las partes convocadas a una audiencia de conciliación no asistió en la fecha, hora y lugar señalados.
Este documento tiene valor probatorio y se elabora conforme a lo establecido en la Ley 640 de 2001, que regula la conciliación en Colombia.
El modelo incluye datos como el lugar y fecha de elaboración, el nombre del notario o conciliador, la identificación de la parte solicitante y la fecha en que se debía realizar la audiencia. Su redacción debe ser clara, precisa y ajustada al formato legal para garantizar su validez.
Utilidad que tiene esta minuta
La minuta de Constancia de Inasistencia a Conciliación cumple la función de dejar constancia escrita de que la audiencia no se llevó a cabo por ausencia de una de las partes.
Este documento es fundamental para dar por cerrado el intento de conciliación y permitir que el proceso continúe en instancias judiciales si es necesario.
En muchos casos, esta constancia sirve como soporte en procesos legales posteriores, demostrando que se intentó resolver el conflicto por vía extrajudicial, pero no fue posible por la falta de asistencia de una parte. Además, puede ser exigida por jueces o entidades para continuar con demandas o trámites administrativos.
Casos en que se debe utilizar este formato
El Formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación debe utilizarse cada vez que una de las partes citadas no se presenta a la audiencia programada.
Esto puede ocurrir en conciliaciones de carácter civil, comercial, laboral, familiar o administrativo, siempre que se trate de conflictos que permitan este mecanismo.
También se utiliza cuando el solicitante sí asiste, pero la otra parte no comparece, o cuando ambas partes no se presentan. En cualquiera de estos casos, el conciliador debe elaborar y firmar la constancia para certificar el hecho y dejar el registro en el expediente correspondiente.
Minuta de Constancia de Inasistencia a Conciliación No.
En la ciudad de ________________, a los ____ () días del mes de _______________ del año ______ (____), el suscrito Notario(a) _________________________, actuando como conciliador(a) en los términos de la Ley 640 de 2001, deja constancia de la inasistencia a la audiencia de conciliación programada para el día ____ () del mes de _______________ del año ______ (__), solicitada por el señor ____________________________, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. _______________, domiciliado y residente en _______________________________.
Para constancia, se firma en la fecha indicada. _________________________________ C. C. No. _________________________________ Notario(a)
📝 Guía para diligenciar el formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación
Este formato se utiliza cuando una de las partes convocadas a una audiencia de conciliación no asiste en la fecha y hora programadas.
Debe ser llenado por el Notario o conciliador autorizado.
1️⃣ Encabezado
- CONSTANCIA DE INASISTENCIA A CONCILIACIÓN No. ____
- Aquí se escribe el número consecutivo del registro o radicado que lleve el despacho o notaría.
- Ejemplo: Constancia de Inasistencia a Conciliación No. 012-2025.
2️⃣ Lugar y fecha de elaboración
- En la ciudad de ____________
- Nombre completo de la ciudad donde se expide la constancia.
- Ejemplo: Bogotá D.C.
- a los ____ () días del mes de ________ del año ____ ()
- Día: en número y entre paréntesis en letras.
- Ejemplo: 10 (diez).
- Mes: en letras (enero, febrero, etc.).
- Año: en números y entre paréntesis en letras.
- Ejemplo: 2025 (dos mil veinticinco).
- Día: en número y entre paréntesis en letras.
3️⃣ Identificación del notario o conciliador
- el suscrito Notario(a) _____________
- Escribir el nombre completo del notario o conciliador que firma.
- Ejemplo: María Fernanda López Pérez.
4️⃣ Base legal
- Esta parte ya está redactada en el formato y hace referencia a la Ley 640 de 2001, que regula la conciliación en Colombia. No se modifica.
5️⃣ Datos de la audiencia programada
- audiencia de conciliación programada para el día ____ () del mes _______ del año ____ ()
- Se coloca la fecha en que debía celebrarse la audiencia y a la cual no asistió la parte.
- Mismo formato de fecha: número y letras.
6️⃣ Datos del solicitante
- por solicitud del señor ___________________
- Nombre completo de la persona que solicitó la conciliación.
- mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. ____________
- Número completo de la cédula.
- domiciliado y residente en ___________________________
- Ciudad y dirección (opcional) de residencia.
7️⃣ Firma y cierre
- Para constancia se firma en la fecha indicada.
- Se colocan:
- Firma del solicitante con su número de cédula.
- Firma y sello del notario(a) o conciliador(a).
Conclusión
El Formato de Constancia de Inasistencia a Conciliación es una herramienta jurídica clave para certificar que una audiencia de conciliación no se realizó por la ausencia de una de las partes.
Conocer qué es, su utilidad y los casos en que se debe usar te permitirá aplicarlo correctamente y evitar problemas en procesos judiciales o administrativos.
