Cuando se trata de formalizar una compra dentro de una empresa o entidad gubernamental, el formato de Orden de Compra es un documento esencial. Su correcta elaboración garantiza la claridad en la transacción y evita inconvenientes en la entrega de bienes o servicios. En esta guía, aprenderás qué es el modelo, su utilidad, y en qué casos se debe utilizar este formato, asegurando una correcta gestión de compras.
¿Qué es el Formato de Orden de Compra?
El formato de Orden de Compra es un documento oficial que una empresa o entidad emite para solicitar bienes o servicios a un proveedor. Funciona como un compromiso de pago y establece los términos y condiciones de la transacción.
Este modelo de documento incluye detalles esenciales como el nombre del proveedor, la descripción del producto o servicio, la cantidad, el precio, los plazos de entrega y la forma de pago. En muchos casos, su emisión es un requisito legal para el control financiero y la gestión presupuestal.
Utilidad que Tiene Esta Minuta en el Proceso de Compra
El uso del formato de Orden de Compra es fundamental para garantizar una compra transparente y organizada. Su principal utilidad es formalizar la solicitud de bienes o servicios con datos claros y verificables.
Además, este documento permite llevar un control de compras, evitar confusiones en la entrega y servir como respaldo en caso de disputas entre el comprador y el proveedor. También facilita la planificación financiera al asegurar que los fondos estén disponibles antes de la compra.
Casos en que se Debe Utilizar este Formato
El formato de Orden de Compra se emplea en diversas situaciones dentro del sector privado y público. Su uso es común cuando una empresa requiere adquirir productos o servicios de forma recurrente o en compras de gran volumen.
En el ámbito gubernamental, su aplicación es obligatoria para garantizar la transparencia en la adquisición de bienes. También es esencial en empresas que buscan optimizar su proceso de compra y minimizar riesgos asociados a transacciones informales.
Elementos Claves en un Formato de Orden de Compra
Para que una Orden de Compra sea válida y efectiva, debe contener ciertos elementos fundamentales:
- Datos del proveedor y de la empresa compradora
- Descripción detallada del producto o servicio
- Cantidad y precio unitario
- Forma y condiciones de pago
- Plazo de entrega y garantías
- Condiciones especiales o restricciones
Cada uno de estos puntos ayuda a estructurar una orden clara y precisa, reduciendo la posibilidad de errores en la transacción.
Ejemplo de orden de compra
No. ______________
Señor(es):
[Nombre del Contratista]
Ciudad: ______________
Estimado(s) señor(es):
Tras analizar las propuestas recibidas para la adquisición, mediante compraventa, de [especificar bien o servicio], la administración ha decidido adjudicarle la presente Orden de Compra. Esta decisión se basa en la facultad otorgada por el parágrafo y el último inciso del artículo 39 de la Ley 80 de 1993, así como en el procedimiento establecido en el inciso 3º del artículo 3º del Decreto 855 de 1994.
El proceso de ejecución de esta orden deberá ajustarse a las siguientes condiciones:
PRIMERA. OBJETO
La presente Orden de Compra tiene por objeto la venta que EL OFERENTE realiza a [nombre de la entidad estatal], y la compra que esta última hace de [descripción del bien o servicio].
Los bienes objeto de esta orden deberán ser entregados por EL OFERENTE el día [fecha], en la [dependencia receptora] de la ciudad (o municipio) de [nombre], en la dirección [dirección completa].
SEGUNDA. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor de la presente orden asciende a $_________ (IVA incluido). [Nombre de la entidad estatal] efectuará el pago a EL ADJUDICATARIO una vez haya recibido a satisfacción los bienes o servicios objeto de la presente orden.
TERCERA. PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA
El plazo de ejecución, es decir, el tiempo en el cual EL OFERENTE se compromete a entregar los bienes o servicios a entera satisfacción de [nombre de la entidad estatal], será de [plazo en días o meses], contados a partir de la fecha de comunicación de esta orden.
La vigencia de la orden iniciará en la fecha de su perfeccionamiento e incluirá el plazo de ejecución más [número] meses adicionales.
CUARTA. SUJECIÓN DE LOS PAGOS A LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
[Nombre de la entidad estatal] pagará el gasto derivado de la presente orden con cargo al artículo [número], de la sección [número], del presupuesto de la vigencia fiscal [año], y de las reservas que se constituyan para atender dicho gasto.
QUINTA. DOCUMENTOS DE LA ORDEN
Los siguientes documentos forman parte integral de la presente Orden de Compra:
- Oferta presentada por EL OFERENTE, con fecha [fecha].
- Certificación de disponibilidad presupuestal.
- Estudio de conveniencia del objeto ordenado.
- Todos los documentos legalmente requeridos y aquellos generados durante la ejecución de la orden.
SEXTA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Con la aceptación de la presente orden, EL ADJUDICATARIO declara, bajo la gravedad de juramento, que no se encuentra incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad según el artículo 8º de la Ley 80 de 1993. En caso de que llegare a sobrevenir alguna de dichas causales, actuará conforme a lo dispuesto en el artículo 9º de la misma ley.
Atentamente,
[Nombre de la entidad estatal]
[Nombre y cargo del ordenador del gasto o su delegado]
Guía para llenar el formato de orden de compra
1. Encabezado
- No.: Asigne un número único a la Orden de Compra.
- Señor(es): Nombre del contratista o proveedor al que se le adjudica la orden.
- Ciudad: Ciudad donde se encuentra el contratista o proveedor.
2. Introducción
- Bien o servicio a adquirir: Especifique el objeto de la compra (ejemplo: «Suministro de computadores portátiles»).
- Base legal: Se mantiene el texto original, citando la Ley 80 de 1993 y el Decreto 855 de 1994.
3. Cláusulas principales
PRIMERA. OBJETO
- Entidad estatal: Nombre de la entidad pública que realiza la compra.
- Bien o servicio a adquirir: Especificación clara del bien o servicio objeto del contrato.
- Fecha de entrega: Día, mes y año en que se deben entregar los bienes o servicios.
- Dependencia receptora: Área o dependencia de la entidad que recibirá los bienes o servicios.
- Ciudad y dirección: Ubicación exacta donde deben entregarse los bienes o prestarse los servicios.
SEGUNDA. VALOR Y FORMA DE PAGO
- Valor total: Monto total en pesos colombianos, incluyendo IVA.
- Forma de pago: Condiciones bajo las cuales se hará el pago (ejemplo: “Pago contra entrega y verificación de conformidad”).
TERCERA. PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA
- Plazo de ejecución: Tiempo en días o meses que tiene el contratista para entregar los bienes o prestar el servicio.
- Inicio del plazo: Fecha desde la cual empieza a contar el plazo de ejecución.
- Vigencia: Período de validez de la orden, incluyendo el tiempo de ejecución y meses adicionales si aplican.
CUARTA. SUJECIÓN DE LOS PAGOS A LA APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
- Artículo y sección presupuestal: Datos específicos de la fuente de financiación dentro del presupuesto de la entidad estatal.
- Vigencia fiscal: Año al que corresponde el presupuesto utilizado.
QUINTA. DOCUMENTOS DE LA ORDEN
- Oferta del proveedor: Fecha de presentación de la oferta seleccionada.
- Certificación de disponibilidad presupuestal: Documento que avala la existencia de recursos para la compra.
- Estudio de conveniencia: Documento justificando la necesidad de la compra.
- Otros documentos: Cualquier otro requisito legal aplicable.
SEXTA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
- Confirmación del contratista: El proveedor debe asegurarse de no estar inhabilitado para contratar con el Estado según la Ley 80 de 1993.
4. Cierre del documento
- Nombre de la entidad estatal: Incluir el nombre oficial de la entidad que emite la orden.
- Nombre y cargo: Firma del responsable que autoriza la compra (ordenador del gasto o su delegado).
Esta guía garantiza que el modelo de Orden de Compra esté bien diligenciada y cumpla con todos los requisitos legales.
Conclusión
El formato de Orden de Compra es una herramienta indispensable en cualquier proceso de adquisición de bienes o servicios. Su correcta utilización facilita la gestión de compras, aporta transparencia y sirve como respaldo en caso de conflictos comerciales.
