Cuando un contrato estatal está por vencer y las partes desean extender su duración sin necesidad de celebrar un nuevo acuerdo, se utiliza un Formato de Prórroga de Contrato Estatal. Este documento es clave para asegurar la continuidad del servicio o proyecto sin interrupciones legales ni administrativas. A continuación, te explicamos qué es, su utilidad y en qué casos se debe emplear.
¿Qué es el Formato de Prórroga de Contrato Estatal?
El Formato de Prórroga de Contrato Estatal es un documento legal mediante el cual se extiende el plazo de un contrato vigente entre una entidad estatal y un contratista. Su finalidad es garantizar que las condiciones contractuales se mantengan por un periodo adicional sin modificar sustancialmente el objeto del contrato.
Este modelo establece los términos y condiciones de la prórroga, incluyendo la nueva fecha de finalización, las responsabilidades de las partes y cualquier otra disposición relevante. Su correcta elaboración es fundamental para evitar problemas legales o administrativos.
¿Para qué sirve este Formato?
El uso de una minuta de prórroga tiene diversas utilidades, entre ellas:
- Evita la interrupción de servicios: Cuando el contrato original está por vencer, este formato permite continuar con las obligaciones sin afectaciones.
- Mantiene condiciones favorables: Al prorrogar el contrato, las partes pueden evitar nuevos procesos de contratación y mantener los mismos términos acordados previamente.
- Facilita la gestión administrativa: La entidad estatal puede seguir con el mismo contratista sin necesidad de realizar un nuevo procedimiento de selección.
Este documento es especialmente útil en contratos de prestación de servicios, obras públicas o suministro de bienes donde la continuidad es esencial.
Casos en los que se debe utilizar este Formato
El Formato de Prórroga de Contrato Estatal se debe emplear en los siguientes escenarios:
- Cuando el objeto del contrato permanece igual: Si no hay cambios en las condiciones esenciales, se puede extender el plazo sin alterar el contrato original.
- Si la legislación lo permite: Algunas normativas establecen límites de tiempo y condiciones para prorrogar contratos estatales, por lo que es crucial verificar su viabilidad legal.
- Cuando la entidad estatal y el contratista están de acuerdo: Ambas partes deben estar conformes con la extensión del contrato y firmar el documento para su validez.
Antes de aplicar una prórroga, es recomendable revisar el marco normativo vigente y garantizar que la extensión del contrato esté justificada y documentada correctamente.
Modelo de Prórroga de Contrato con el estado
Contrato adicional en tiempo al contrato principal No. ____
CELEBRADO ENTRE
LA ENTIDAD ESTATAL: ________________
Y EL CONTRATISTA: ________________
DATOS GENERALES
- Contrato Principal No.: ________________
- Contratista: ________________
- Objeto: ________________
- Valor: ________________
Las partes suscribientes:
Por una parte, ________________, mayor de edad, vecino de ________________, identificado con cédula de ciudadanía No. ________________ expedida en ________________, actuando en calidad de ________________ de la entidad ________________, y como tal, representante legal de la misma, en ejercicio de las facultades otorgadas por el artículo 30, numeral 1 de la Ley 80 de 1993 y demás normas aplicables.
Por otra parte, ________________, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. ________________ expedida en ________________, actuando en calidad de representante legal de ________________, sociedad constituida mediante escritura pública No. ________________ de fecha ________________, otorgada en la Notaría ________________ del círculo de ________________, según consta en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de ________________ el ________________.
En virtud de lo anterior, las partes han convenido en celebrar el presente CONTRATO ADICIONAL EN TIEMPO al contrato principal antes mencionado, bajo las siguientes cláusulas:
CLÁUSULAS
PRIMERA – OBJETO
El presente contrato tiene como objeto adicionar el término de vigencia y ejecución estipulado en la cláusula ________________ del contrato principal No. ________________, suscrito entre las partes el día ________________.
SEGUNDA – PLAZO ADICIONAL
El término adicional acordado mediante este contrato será de ________________, contados a partir de ________________, respecto del contrato principal.
Parágrafo 1: La adición se computará simultáneamente para los términos de ejecución y vigencia del contrato principal.
Parágrafo 2: La ejecución del presente contrato iniciará a partir del día hábil siguiente al cumplimiento de los requisitos de ejecución y dentro de la vigencia del contrato principal.
TERCERA – GARANTÍA ÚNICA
El CONTRATISTA se obliga a presentar la póliza original de cumplimiento, adicionándola conforme al plazo pactado en la cláusula anterior y manteniendo la cobertura de los riesgos amparados inicialmente.
CUARTA – VIGENCIA DE LAS ESTIPULACIONES
Todas las cláusulas y estipulaciones del contrato principal que no hayan sido modificadas por este acuerdo adicional permanecerán vigentes y exigibles.
QUINTA – PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
El presente contrato se considera perfeccionado con la firma de ambas partes.
Para su ejecución, se requiere:
- La aprobación del certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento.
- La publicación en la Gaceta o Diario Oficial de la entidad estatal, acreditada mediante el recibo de pago correspondiente.
Parágrafo: El CONTRATISTA se obliga a cumplir con los requisitos anteriores dentro de un plazo máximo de ____ (____) días hábiles contados a partir de la firma del presente contrato.
En constancia de lo anterior, se firma en ________________ a los ____ días del mes de ________________ de _____.
POR LA ENTIDAD ESTATAL:
(Ordenador del gasto o su delegado)
POR EL CONTRATISTA:
Guía para completar el formato del contrato adicional en tiempo
Esta guía tiene como objetivo orientar a las partes en el diligenciamiento del Contrato Adicional en Tiempo, asegurando que se incluyan todos los datos necesarios de manera precisa.
1. DATOS GENERALES
Título del documento:
- Sustituir «No. ____» con el número del contrato adicional.
Encabezado (CELEBRADO ENTRE)
- ENTIDAD ESTATAL: Nombre completo de la entidad contratante.
- CONTRATISTA: Nombre completo de la persona natural o razón social de la persona jurídica contratista.
DATOS DEL CONTRATO PRINCIPAL
- Contrato Principal No.: Indicar el número del contrato original.
- Contratista: Nombre del contratista original.
- Objeto: Breve descripción del objeto del contrato principal.
- Valor: Monto total del contrato principal.
2. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES
PARTE 1: ENTIDAD ESTATAL
- Nombre completo del representante legal.
- Cédula de ciudadanía y lugar de expedición.
- Cargo dentro de la entidad estatal.
- Base legal que otorga su competencia (ej. Ley 80 de 1993, artículo 30, numeral 1).
PARTE 2: CONTRATISTA
- Nombre completo del contratista (si es persona natural) o razón social de la empresa.
- Cédula de ciudadanía del representante legal (si aplica).
- Datos de constitución de la empresa:
- Número y fecha de la escritura pública.
- Notaría y ciudad donde se formalizó la constitución.
- Cámara de Comercio que expidió el certificado de existencia y representación legal.
- Fecha de expedición del certificado.
3. CLÁUSULAS DEL CONTRATO
CLÁUSULA PRIMERA – OBJETO
- Indicar la cláusula específica del contrato principal cuya vigencia y ejecución se desea adicionar.
- Referenciar el número del contrato principal y la fecha original de suscripción.
CLÁUSULA SEGUNDA – PLAZO ADICIONAL
- Indicar el tiempo adicional que se otorgará al contrato principal (ej. 3 meses, 6 meses, 1 año, etc.).
- Especificar la fecha de inicio y finalización del plazo adicional.
- Parágrafo 1: Aclarar que la adición aplica tanto a la ejecución como a la vigencia.
- Parágrafo 2: Precisar que la ejecución inicia tras el cumplimiento de requisitos contractuales.
CLÁUSULA TERCERA – GARANTÍA ÚNICA
- Confirmar que el contratista deberá actualizar la póliza de cumplimiento con la nueva vigencia.
- Asegurar que se mantendrán las mismas coberturas de riesgos que en el contrato principal.
CLÁUSULA CUARTA – VIGENCIA DE LAS ESTIPULACIONES
- Establecer que todas las cláusulas del contrato principal que no sean modificadas seguirán vigentes.
CLÁUSULA QUINTA – PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN
- Definir el momento en que el contrato adicional se considera perfeccionado (firma de ambas partes).
- Requisitos para la ejecución:
- Aprobación del certificado de modificación de la garantía única.
- Publicación en la Gaceta o Diario Oficial de la entidad estatal.
- Presentación del recibo de pago de la publicación.
- Parágrafo: Establecer el plazo máximo (en días hábiles) para el cumplimiento de los requisitos.
4. FIRMA Y FECHA
- Lugar: Ciudad donde se firma el contrato adicional.
- Fecha: Día, mes y año de firma.
- Firmas:
- Por la entidad estatal: Nombre y firma del ordenador del gasto o su delegado.
- Por el contratista: Nombre y firma del representante legal del contratista.
Siguiendo esta guía, se garantizará un diligenciamiento correcto y completo del Contrato Adicional en Tiempo, evitando omisiones o errores que puedan afectar su validez.
Conclusión
El Formato de Prórroga de Contrato Estatal es una herramienta esencial para garantizar la continuidad de los contratos sin necesidad de un nuevo proceso de contratación. Su correcta aplicación permite evitar interrupciones, mantener condiciones favorables y cumplir con las normativas estatales. Antes de utilizar este modelo, es importante asegurarse de que el contrato original lo permite y que ambas partes estén de acuerdo con la extensión. Así, se optimiza la gestión contractual y se evitan complicaciones legales.
