El Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador es un documento esencial en el ámbito laboral, ya que permite notificar formalmente la finalización del contrato de trabajo. Esta carta no solo ayuda a cumplir con la ley, sino que también proporciona claridad a ambas partes sobre el tiempo disponible antes de que el trabajador deba dejar la empresa. En esta guía, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo redactar una carta de preaviso como empleador, cuándo utilizarla y qué aspectos deben incluirse para asegurar una comunicación clara y respetuosa.
¿Qué es el Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador?
El Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador es un modelo utilizado por las empresas para comunicar formalmente a un trabajador la intención de finalizar su contrato de trabajo. Este documento cumple con los requisitos legales, asegurando que se respeten los plazos de preaviso establecidos en la legislación laboral o en el contrato de trabajo, según sea el caso.
Este tipo de carta formal permite evitar malentendidos y asegura que tanto el empleador como el empleado estén informados y preparados para el término de la relación laboral. Es especialmente útil cuando el contrato de trabajo indica un período de preaviso, ya que ofrece una forma clara y documentada de cumplir con este requisito.
Utilidad del Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador
La carta de preaviso por parte del empleador tiene múltiples beneficios tanto para la empresa como para el empleado. En primer lugar, permite a la empresa comunicar de manera oficial la terminación del contrato, asegurando que se cumplan todos los aspectos legales. Además, proporciona al trabajador un período de tiempo para buscar nuevas oportunidades o prepararse para la transición, lo cual ayuda a evitar conflictos o malos entendidos.
El uso de este formato también refleja el profesionalismo de la empresa y su compromiso con la transparencia en sus relaciones laborales. Con una carta de preaviso bien redactada, se fortalece la confianza y se asegura una salida respetuosa, lo cual puede ser valioso para mantener una buena reputación como empleador.
Casos en los Que se Debe Utilizar el Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador
Existen varios escenarios en los cuales el Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador es necesario. Uno de los casos más comunes es cuando el contrato laboral establece un período de preaviso que la empresa debe respetar antes de la finalización del empleo. Este formato también se utiliza cuando el empleador decide no renovar el contrato temporal o cuando se termina un contrato por causa justificada, siempre y cuando la normativa laboral exija notificar previamente al trabajador.
Otro caso en el que se utiliza este documento es en situaciones de reestructuración de la empresa, donde se necesita finalizar contratos por causas organizativas o económicas. En estas situaciones, la carta de preaviso no solo cumple con la ley, sino que también ayuda a gestionar el cambio de manera ordenada, ofreciendo al trabajador una oportunidad justa para prepararse.
Elementos Clave del Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador
Al redactar una carta de preaviso por parte del empleador, es importante incluir ciertos elementos para que el documento sea completo y cumpla su propósito. Los elementos esenciales incluyen:
- Datos del empleador y empleado: Los nombres, cargos y la dirección de ambos.
- Fecha de notificación: La fecha en la que se entrega la carta, la cual es fundamental para calcular el período de preaviso.
- Motivo de la terminación: Explicación breve del motivo de la finalización del contrato.
- Duración del período de preaviso: Tiempo restante de trabajo desde la fecha de entrega de la carta hasta la salida.
- Instrucciones finales: Información sobre la entrega de materiales o equipos y los pasos a seguir hasta la última jornada laboral.
Asegurarse de que estos elementos estén presentes en la carta de preaviso es crucial para garantizar su validez y profesionalismo.
Modelo de carta terminación del contrato por parte del empleador ejemplo
Ciudad:
Fecha:
Señor:
Gerente:
Referencia: preaviso de terminación de contrato laboral por parte del empleador
Por medio del presente escrito, me permito comunicarle que hemos decidido dar por terminado irrevocablemente el contrato de trabajo suscrito con la empresa … desde el año… (____), mes…, día… (……), por justa causa imputable al trabajador, de conformidad al literal A) artículo 62 del código sustantivo del trabajo.
Esta determinación se hace efectiva a partir de año_______(____), mes________, día___(__).
La causal para dar por terminado el presente contrato, por parte del empleador se basa en los siguientes hechos:
- ____
- ____
- ____
A partir del año__(____), mes____, día___(__), puede pasar por nuestras oficinas a retirar la orden para la práctica del examen médico de egreso, constancia laboral y el pago de sus correspondientes prestaciones y acreencias laborales, conforme a lo de ley.
Sin otro particular,
Atentamente,
Gerente de la empresa
Guía para Llenar el Modelo de Carta de Terminación del Contrato por Parte del Empleador
1. Encabezado: Ciudad y Fecha
En la parte superior de la carta, debes incluir la ciudad y la fecha en que se redacta el documento. Esto asegura que la carta tenga una referencia temporal, lo cual es importante para el historial y registro de correspondencia.
Ejemplo:
Ciudad: Bogotá
Fecha: 15 de noviembre de 2024
2. Destinatario: Nombre y Cargo
Incluye el nombre y cargo del destinatario, quien generalmente será el empleado a quien se le notifica la terminación de su contrato.
Ejemplo:
Señor: Juan Pérez
Cargo: Gerente de Ventas
3. Asunto o Referencia
La referencia ayuda a contextualizar el contenido de la carta. En este caso, indica que se trata de un preaviso de terminación de contrato.
Ejemplo:
Referencia: Preaviso de terminación de contrato laboral por parte del empleador
4. Cuerpo de la Carta
A. Declaración de Terminación del Contrato
Indica que la empresa ha decidido dar por terminado el contrato laboral. Aquí, debes incluir el nombre de la empresa y la fecha de inicio del contrato, además de especificar que se termina por justa causa, basándote en el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
Ejemplo:
Por medio del presente escrito, me permito comunicarle que hemos decidido dar por terminado irrevocablemente el contrato de trabajo suscrito con la empresa «Comercializadora XYZ» desde el año 2021, mes enero, día 15, por justa causa imputable al trabajador, de conformidad al literal A) artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
B. Fecha de Efectividad de la Terminación
Indica la fecha exacta en la que la terminación del contrato se hará efectiva. Esto le permite al trabajador saber hasta cuándo debe cumplir con sus responsabilidades laborales.
Ejemplo:
Esta determinación se hace efectiva a partir de año 2024, mes noviembre, día 30.
5. Causal de Terminación y Justificación
Explica la causal de terminación y brinda una breve descripción de los hechos que llevaron a la decisión de dar por terminado el contrato. Es importante ser específico y profesional al enumerar las causas, ya que esto puede servir como respaldo en caso de requerir justificación legal.
Ejemplo:
La causal para dar por terminado el presente contrato, por parte del empleador, se basa en los siguientes hechos:
- Reiterados incumplimientos en la entrega de reportes semanales.
- Faltas injustificadas a reuniones de trabajo obligatorias.
- Reincidencia en la no observancia de políticas internas de la empresa.
6. Indicación de Proceso para la Entrega de Documentos y Prestaciones
Informa al trabajador sobre el proceso para realizar el examen médico de egreso y para la entrega de documentos laborales. También, especifica la fecha en la que puede pasar por la oficina a retirar sus prestaciones.
Ejemplo:
A partir del año 2024, mes diciembre, día 1, puede pasar por nuestras oficinas a retirar la orden para la práctica del examen médico de egreso, constancia laboral y el pago de sus correspondientes prestaciones y acreencias laborales, conforme a lo de ley.
7. Cierre y Firma
Para finalizar, despide la carta con una frase cordial y proporciona tu nombre y cargo, o el nombre y cargo del representante de la empresa.
Ejemplo:
Sin otro particular,
Atentamente,
Carlos Ramírez
Gerente de Recursos Humanos
Comercializadora XYZ
Conclusión
El Formato de Carta de Preaviso por Parte del Empleador es una herramienta esencial en la gestión de relaciones laborales. Su uso permite a las empresas cumplir con las leyes y garantizar una comunicación transparente y profesional. Con esta carta, el empleador respeta el derecho del empleado a ser informado con anticipación y le brinda el tiempo necesario para adaptarse a su nueva situación. Asegurarse de redactar y entregar este documento correctamente es una muestra de compromiso y respeto en la gestión de personal.
