¿Alguna vez te has visto en una situación donde necesitas dejar por escrito algo que sabes, has visto o te consta… pero no hay un proceso judicial abierto todavía? Seguramente te has topado con el famoso Formato de Acta de Declaración Extraprocesal. Suena legal, formal, serio (y lo es), pero no tiene por qué ser un dolor de cabeza.
Aquí te lo explico con palabras aterrizadas, como si estuviéramos conversando. Verás qué es, para qué sirve y cuándo deberías usarlo, con ejemplos de la vida real y consejos prácticos para que no te pierdas en el intento.
¿Qué es un Formato de Acta de Declaración Extraprocesal?
En pocas palabras, es un documento legal en el que una persona declara hechos que conoce bajo juramento y ante un notario. No se usa dentro de un proceso judicial activo (por eso «extraprocesal»), pero sí puede convertirse en una prueba después, si el caso llega a un juzgado.
Dicho de otro modo: es una forma de dejar constancia formal de algo que uno sabe, vio o vivió… antes de que el asunto escale legalmente.
Su función principal es documentar lo que una persona declara y darle validez jurídica, para que pueda presentarse como prueba sumaria en procesos como:
- restitución de inmueble
- incumplimiento de arriendo
- problemas de convivencia
- acuerdos verbales que conviene dejar por escrito
- hechos que pueden necesitar demostración en el futuro
¿Te ha pasado que dices “ojalá hubiera dejado eso por escrito”? Bueno, este formato evita ese arrepentimiento.
Para qué sirve este documento y utilidad de la minuta
Un Acta de Declaración Extraprocesal tiene un propósito muy claro: dejar un testimonio legalmente reconocido antes de entrar en juicio, o incluso si nunca llega a haber uno. Esto ayuda a prevenir conflictos, formalizar información o respaldar una situación futura.
¿Para qué sirve exactamente?
✔ Para certificar hechos que el declarante afirma conocer
✔ Para respaldar una denuncia posterior
✔ Para demostrar convivencia, arriendo, deudas, posesión, etc.
✔ Para usar como soporte probatorio ante un juzgado
✔ Para proteger a quien declara frente a cambios de versión o memoria
Ejemplo real:
Don Alberto arrienda dos locales a su hijo. El hijo deja de pagar y se aprovecha porque «es el papá». Don Alberto quiere iniciar restitución. Para no llegar sin pruebas, presenta este documento con un testigo que da fe del incumplimiento.
Simple, claro, directo.
¿En qué casos se debe utilizar este formato jurídico?
A veces lo mejor es tener algo firmado antes de que el problema crezca. Este acta es útil cuando necesitas formalizar tu palabra frente a hechos relevantes. Algunos escenarios frecuentes:
✔ Arrendamientos y ocupación de inmuebles
Cuando alguien no paga arriendo, no quiere entregar el local o se necesita constancia de uso y tiempo de ocupación.
✔ Deudas, acuerdos y compromisos verbales
“Confiemos, pero con prueba”. Si alguien te debe dinero y quieres dejar constancia, este formato sirve.
✔ Testimonios de convivencia, uniones maritales, tiempo de relación
Muy usado para demostrar relaciones o convivencia estable.
✔ Declaraciones sobre bienes, posesión, mejoras y uso de un predio
Perfecto para demostrar situación de hecho antes de un proceso de propiedad.
✔ Soporte probatorio previo a una demanda
Si crees que un conflicto escalará, lo más inteligente es dejar constancia notarizada.
Escrito del acta de declaración extraprocesal
En la ciudad de ____________________, República de Colombia, a los ______ días del mes de _______________ del año ____________, compareció ante el Despacho de la Notaría __________________ del Círculo Notarial, el señor ____________________, identificado con cédula de ciudadanía No. ______________ expedida en ______________, quien bajo la gravedad del juramento manifestó:
PRIMERO: Me llamo _______________________, soy mayor de edad, domiciliado y residente en esta ciudad, identificado como quedó señalado. Mi estado civil es ____________________.
SEGUNDO: Declaro que desde hace aproximadamente __________________ conozco de vista y trato al señor __________________________.
TERCERO: Sé y me consta que el mencionado señor, desde hace aproximadamente ____________ años, entregó en arrendamiento _________ locales comerciales al señor ________________________, ubicados en la Calle _______________________________ de esta ciudad.
CUARTO: Asimismo, declaro que el señor ______________________ tuvo hasta hace ____________ años en uno de los locales arrendados una fami, el cual actualmente se encuentra desocupado y en él solo permanece un congelador. En el otro local, el arrendatario mantiene en la actualidad un establecimiento abierto al público dedicado a la venta de cerveza.
QUINTO: Me enteré, por comentarios directos del señor ________________________, que su hijo ________________________, desde el mes de enero del año __________, no ha cancelado hasta la fecha el canon de arrendamiento ni los servicios públicos correspondientes. Por tal razón, el arrendador le ha solicitado en múltiples oportunidades la entrega de los locales debido al incumplimiento en los pagos. No obstante, el arrendatario se ha negado a hacerlo, aprovechando que el arrendador es su padre, persona de avanzada edad y con quebrantos de salud.
SEXTO: Según lo manifestado por el arrendador, el último canon mensual acordado por los locales corresponde a la suma de __________________ ($ _____________) moneda corriente, más un porcentaje proporcional en el pago de servicios públicos como agua y energía eléctrica.
SÉPTIMO: Todo lo anterior me consta por haber sido vecino del declarante durante gran parte de mi vida y por las reiteradas conversaciones sostenidas con él en diferentes oportunidades.
Rindo esta declaración bajo la gravedad del juramento, a solicitud del señor __________________________, con fines estrictamente extraprocesales y para ser presentada ante el Juzgado Civil Municipal de ___________________________, como prueba sumaria dentro del proceso de restitución de bien inmueble que el señor ________________________ iniciará contra su hijo ____________________________________.
La presente declaración se recibe por solicitud insistente del usuario, previa advertencia del contenido del Decreto 2150 de 1995.
EL DECLARANTE:
C.C. No. ______________________ de _______________
EL NOTARIO:
Guía para llenar el formato – acta de declaración extraprocesal
Este formulario se utiliza para realizar una declaración juramentada ante notaría, con fines extraprocesales, generalmente para ser usada como prueba dentro de un proceso legal (por ejemplo, restitución de inmueble).
A continuación se explica qué debe escribirse en cada espacio.
🔹 Encabezado
Corresponde a los datos generales del lugar y la fecha de la declaración.
- Ciudad: Escriba la ciudad donde se está realizando la declaración.
- Día, mes, y año: Fecha exacta en la que se presenta ante la notaría.
- Número de Notaría: Ejemplo: Notaría Segunda, Notaría 15, etc.
- Nombre del Notario: Nombre del notario que recibe la declaración.
🔹 Información del declarante (persona que habla bajo juramento)
Debe completarse con los datos personales del declarante.
| Espacio en el formato | Qué debe escribirse |
|---|---|
| Nombre del declarante | Nombre completo como aparece en la cédula |
| Número de cédula | Número de identificación |
| Lugar de expedición | Ciudad o municipio donde fue expedida la cédula |
| Estado civil | Casado, soltero, unión libre, divorciado, viudo, etc. |
| Dirección o domicilio | Ciudad donde vive actualmente |
🔹 Contenido de la declaración
El declarante debe completar con la información real y verificable.
- SEGUNDO:
- Tiempo aproximado que conoce al otro señor (ej: 8 años, 15 años, 2 meses).
- Nombre completo de la persona que conoce.
- TERCERO:
- Tiempo que hace que se arrendaron los locales.
- Número de locales entregados.
- Nombre del arrendatario.
- Dirección completa donde están ubicados.
- CUARTO:
- Actividad comercial que existía en uno de los locales.
- Estado actual (vacío, con congelador, etc.).
- Actividad actual del segundo local.
- QUINTO:
- Nombre del arrendador (padre).
- Nombre del hijo arrendatario.
- Desde cuándo no paga arriendo ni servicios.
- Confirmar la razón expresada por el arrendador (incumplimiento por ser familiar y por su estado de salud).
- SEXTO:
- Valor del canon mensual de arriendo.
- Valor en números y letras.
- Porcentaje o valor que paga el arrendatario de servicios públicos.
- SÉPTIMO:
- Confirmar que conoce esta información por ser vecino o por conversación directa.
🔹 Final del documento
Aquí se registra el propósito de la declaración.
- Nombre del solicitante
- Juzgado y ciudad donde se presentará
- Nombre del arrendador y nombre del hijo demandado
🔹 Firma y cierre
Al finalizar, se debe:
- El declarante firmará donde dice: EL DECLARANTE
- Escribirá su número de cédula completo.
- El notario firmará y sellará el documento para darle validez legal.
⚠ Recuerde que la información debe ser real y verdadera, ya que se declara bajo la gravedad del juramento.
Conclusión
El Acta de Declaración Extraprocesal no es un misterio. Es una herramienta legal sencilla pero poderosa para dejar constancia formal de hechos reales antes de que exista un proceso judicial. Sirve para respaldar testimonios, prevenir problemas y fortalecer futuras acciones legales.
Si necesitas probar algo que sabes hoy, y quieres evitar problemas mañana, este formato es tu mejor aliado.
